新たな仕組みを社内へ浸透させることに成功。
ワクフリの業務整理と現場へのサポートで運用体制を構築できた！
株式会社エムラさまにて業務整理とツール提案/導入サポートを行わせていただきました。
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株式会社エムラさま (ウェブサイト) 【株式会社エムラさまの事業内容】 |
目的：
・経理業務を効率化したい
課題：
・紙やFAXでの作業が多かった
・現場の社員がクラウドサービスに適応できるか不安を抱えていた
効果：
・経理業務をペーパーレス化
・「業務をみえる化」して業務フローを整理できた
・現場社員に新たな仕組みが受け入れられ、運用できるようになった
・うまく活用できていなかったkintoneを「生きたツール」として使えるようになった
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目次一覧 |
【抱えている課題】
経理業務を効率化したい一方で、現場への定着を不安視していた
紙で管理していた本社の経理業務の負担を減らすために、ペーパーレス化を考えていました。しかし、現場は社員の高齢化によって、パソコンよりも電話やFAXでのコミュニケーションに慣れている世代が多いのが実情でした。長年の方法が染みついている現場にクラウドサービスを導入しても定着せず、業務効率化に結びつかないのではないかと不安を抱えていました。
「業務効率をより良くしたい」という思いがあっても、自分たちだけでは実現が難しい状況だったため、業務改善について情報を集めていたところワクフリさんに出会いました。
【業務における変化】
店舗のパソコンから経費情報を送信。本社の経理業務をペーパーレス化
以前の経費申請は、現場から記入した用紙をFAXで送ってもらい、それをもとに本社で会計ソフトに入力していくという流れでした。しかし、ワクフリさんにご提案していただいた楽楽精算を導入してからは、店舗にあるパソコンからデータを送ってもらうだけになったので、作業自体も簡略化され本社の負担も軽減されました。
ワクフリさんには業務整理から問題点を洗い出してもらい、そこからツールの提案だけでなく、【実際にどのようなフローでツールを活用していくか】までを可視化していただきました。
マニュアル作成と現場レクチャーによって、新しい仕組みを受け入れる意識を感じられた
最も驚いたのは、方向性の変化についていけないと思っていた現場の社員たちに、新たな仕組みが浸透したことです。ワクフリさんには業務マニュアルの作成と、店舗にて楽楽精算のレクチャーをしていただきました。社外の方に説明していただいたことで、現場の社員たちから「真剣に向き合おう」という意識を感じられました。
また、社員が実務を想定してワクフリさんに積極的に質問をしており、新しいものに対して前向きな姿勢であったことがとても嬉しかったです。
本社で変革を起こしても、現場へ落とし込むところまでを自社で実施するのは難しかったと思いますが、ワクフリさんが入ってくださったおかげで現在もきちんと新たな仕組みで運用ができています。
使いこなせていなかったkintoneも、活用方法の提案によって「生きたツール」に
もともと弊社ではkintoneを導入していたのですが、うまく活用ができていませんでした。今回ワクフリさんにお願いしたサポート内容は経費精算の業務改善がメインだったのですが、楽楽精算の導入が終わり契約満了までに期間があったので、着物のローンの売掛管理に使えるツールを作っていただいたんです。こちらは現在も大いに活用させてもらっています。
【ワクフリサポートのご感想】
表面的な業務改善だけじゃない。ヒアリングから見えたワクフリの本質的なサポート
ヒアリングは目的の整理からスタートしました。業務改善を進めていく中でズレが生じないように、自分たちの【ありたい姿】を設定し、丁寧に時間をかけてゴールを設定していきました。
また「一緒に働く仲間がどのような状態であるのが理想ですか？」と聞かれたこともあり、表面上の業務改善ではない本質的なサポートをしてくれる印象を持ちました。ヒアリングといっても業務の現状把握だけではなく、社内の状況や空気感をとらえるところまで行う業務改善は、なかなか珍しいのではないかと思います。
細かな意見にも向き合う真摯な姿勢と、つい連絡してしまう親しみやすさ
「実際にツールを触ってみてどうですか？」と頻繁に聞いてくださり、そこでお伝えした要望をすみやかに反映してくださるのがありがたかったです。仮にこちらの要望が叶わなくても、試してみたことと実現できなかった理由を必ず添えて、結果を伝えてくれます。まずは一度意見を受け止めて、真摯に向き合ってくれる姿勢に信頼性を感じています。
また、ワクフリさんとは基本的にチャットでコミュニケーションをとっていたのですが、困ったときにはよく打ち合わせの時間を設けてもらいました。それほど担当者のみなさんが親しみやすく、不安なことも気軽に相談できて安心でした。サポート初期の段階で弊社にお越しいただき打ち合わせをしたこともあってか、自然と打ち解けていました。
【クラウドサービスの導入を考えている企業様へ】
【クラウドサービスの導入を考えている企業様へ】サポート終了後も、自分たちで改善をつづけていく「自走する姿勢」が身についた
ワクフリさんはITツールに関する豊富な情報量を強みにして、状況に合わせて最適なご提案をしてくださる、業務改善・DX化のスペシャリスト集団という印象を持っています。実績もさることながら、親しみやすさ・頼りやすさも兼ね備えているので、業務効率化は進めやすかったです。
さらに今回の業務改善支援を通じて、従来の方法から別のものに移行する進め方や、その際に注意するべきポイントなどを学ばせていただきました。ワクフリさんのサポートが終了しても、【自走できる意識】が身についたと思います。
【ワクフリよりメッセージ】
業務整理・ツール導入は手段です。働きやすいと感じる仕組みづくりをサポートします。
越智様、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
DX化を進めようと思っても、社内の理解を得て実行することは容易ではありません。
しかし、今回新たな業務フローを定着できたのは「なぜ業務改善に取り組むのか」という目的を明確にしたことで、皆さまの意識が変化したのが大きな要因だと思っております。
プロジェクトが進む中で「こんなことはできないでしょうか」「ネット記事でこういうのを見たのですが弊社でも使えそうでしょうか」とお声をいただくことが増え、「業務環境をより良くしたい」というエムラ様の思いが強くなっていったご様子が大変印象的でした。
ワクフリの業務改善サポートは、働きやすくすることを目的としています。業務整理やツールの導入支援だけでなく、社内で新しい仕組みが浸透し、きちんと運用できるようになるまでサポートさせていただきます。
新たなツールの導入が必ずしも業務効率化につながるわけではなく、企業様によってご支援の内容は異なります。まずは丁寧にヒアリングを行うことで現状を把握・整理し、各企業様に最適な改善プランをご提案いたします。
「現状を変えたいが、何から手をつけていいか分からない」という企業様は、ぜひワクフリへお気軽にご相談ください。
貴社にしっかり伴走し、サポートさせていただきます！
(取材/ライター橋本恵梨奈・編集/PRライターひのりほ）
嬉しいお声をありがとうございます！
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。
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業務の整理やITツールの選定、導入サポートにおいて、悩んでいる企業さま、ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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