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経費精算・契約書のスムーズなシステム化に成功!
業務の見える化で会社専用のマニュアルが完成
スタッフが働きやすく効率的な環境へ
〜【FUTAEDA株式会社様】導入事例〜

FUTAEDA株式会社さまにて業務整理とツール提案/導入サポートを行わせていただきました。

FUTAEDA株式会社さま (ウェブサイト)
大西 秀幸さま/役職 常務取締役管理本部長

FUTAEDA株式会社さまの事業内容】
ヘルスケア事業

【今回のサポート内容】
・業務整理
・ツール提案/導入支援

 


目的:

・労務管理や勤怠管理、経理面をクラウドツールを使って業務効率化へ繋げたい
・煩雑な紙での管理から脱却したい
・人が辞めてから、採用→引き継ぎに追われていた

課題:

・導入したツールが管理部門で使いこなせていなかった
・ツールの使い方について社内からの問い合わせに追われていた
・契約書などを電子化できないか取引先から相談されても対応ができていなかった

効果:

・経費精算/契約書のシステム化に成功
・現場目線で作られたFUTAEDAさま専用マニュアルが完成した
・会社の業務にあったツールを導入することでスタッフの「使いやすい」を追求できた
・業務効率化に繋がったことで、少人数でも業務が回る環境へ変化した

 

目次一覧
【抱えている課題

【業務における変化】
【ワクフリメンバーへの印象について】
【今後の展望】

 

 

【抱えている課題

ツールを導入してみたけど満足に使いきれず…社内からの問い合わせ対応で一日が終わることも

私は主に、労務管理や勤怠管理、経理的な部分を担当させていただいています。
以前、社労士さんの勧めで打刻ツールを導入したのですが、最低限の機能しか使えていなかったんです。
そのため、さまざまな部署から管理部へツールの使い方を聞かれることが多く、その問い合わせ対応だけで一日で潰れたりしたこともありました。

労務管理の問い合わせは、「AならB」と簡単に答えられるようなものではなく、細かいところまで調べたり、社労士に確認しないと答えることができないので、一つの問い合わせに対して1時間も2時間もかかることがあります。
使用方法をマニュアル化したり、ツールをしっかりと活用できれば、もっと楽になるだろうなとは思いながらも、なかなかできていませんでした。

 

効率が悪く煩雑になりがちな紙管理。取引先からも「電子化できないか」との声も 

経理管理も紙で行っていたため、領収書を一つずつ、すべて手書きで処理していました。特に、営業のスタッフは件数が膨大なので、その処理だけで何時間もかかるので効率が悪いと感じていました。

取引先などから「契約書を電子化できないですか?」と言われることもあり、対応できていない現状に課題を感じていました。

 

第三者目線でアドバイスをしてくれるワクフリさんなら、会社の内情もさらけ出せる

ワクフリにさんに頼もうと思ったのは、「社内にITや、システムに詳しい人間がおらず、外部の方の意見を聞いた方がいいのかな」と思ったからです。
さまざまな業種で業務改善コンサルティングをされてる実績などを見て、ワクフリさんならうちの内情をさらけ出して改善点を指摘してくれるかもしれないと思い、お願いしました。

【業務における変化

経費精算・契約書のシステム化に成功しました!

経費精算・契約書のシステム化ができました。
そして、もともと使っていたツールについてはマニュアルをワクフリさんにご準備いただいて、実際に社内で共有しました。
スタッフ全員がそれを見れるようになったので、今までの問い合わせを10件とすると、3件くらいまでに減りました。
「ここにマニュアルがあるので見ておいてください」「マニュアルの◯ページに書いてますよ」とお伝えすると、一度で解決するので工数の削減にも繋がります。
あと、新しいスタッフさんが入ってきたときの説明もマニュアルをお見せすれば、ご自身で行えることも増えるので、本当に良かったと思っています。

スタッフの複数名に経費精算システムを使ってもらったのですが、「精算の時間が短縮できて良かった」と好評でした。現場から「使いやすい」と声があがるのはうれしいですね。


FUTAEDA様専用のマニュアルを丁寧に作成。現場第一の「使いやすい」を目指して

マニュアルは、実際に現場でどう使われているのかヒアリングいただいて反映した内容を、実際に現場でも使えそうかどうかを何度も擦り合わせさせてもらいながら作っていただきました。
「現場の人間がどういうシーンで困るのか?」を先取りして作ってもらったような印象で、私自身の管理部門での業務においても非常に助かりました。

担当者の方と何回も打ち合わせを行い、快く修正も引き受けていただいて助かりました。
マニュアルという成果物がしっかり出るので、お手伝いいただいた実感が湧きますし、何か形に残るっていいなと思うんです。しっかり後々に残せるひとつの財産になりました。

【ワクフリメンバーへの印象について】

現場目線第一に考えてくれる。自然・スムーズなコミュニケーションが気持ちいい


過去に、他社さんにコンサルティングを依頼することがあったのですが、現場レベルで実現できないアドバイスが多く、なかなか受け入れにくかったんです。
一方でワクフリさんは、現場目線に立ってご提案いただけて社内のメンバーじゃないかと錯覚するほど、自然にやりとりできました。

 

さまざまな業種でのサポート実績。
販売者ではない視点から自社に最適なツールを提案してくれる

さまざまな企業さんへのサポート実績もありますし、弊社が気づかなかったことをご指摘いただいたき、非常に気づきが多かったです。

例えば、スタッフ個々で管理している台帳を「こういう整理の仕方をすると効率いいですよ」と教えていただいたり、新しいクラウドサービスをメリット・デメリット含めて詳しく紹介いただいたりしてとても勉強になりました。

あと、弊社とワクフリさんとクラウドツールの販売店と3社で会議するとき、ワクフリさんからそのクラウドツールの販売店に、弊社代理という形で質問をしていただいて、「そういうことからなるほど。こういうことを聞けばよかったんだ」というのは勉強になりました。

販売店さんと弊社だけの会議だったら、見つけられなかった問題点があったと思います。あとは、ツールの理解がよくできてなくて結局採用しなかったかもしれません。
間にワクフリさんが、入ってくれたのでわかりやすくて非常に心強かったです。

【今後の展望】

マニュアルを会社の財産に。社内で運用できるよう仕組み化したい

ワクフリさんに計4部門でさまざまなシステムの導入・見直しをしていただいたので、それが先々で無駄にならないように活用していきたいです。
例えば、作っていただいた弊社専用のマニュアルも、今後社内で活用できるような仕組みをしっかりと作っていきたい。マニュアルを会社の財産になるようにきちんと運用していきたいと思います。
人事管理システムもワクフリさんに社内に入っていただいてシステムを決めて準備を行いましたので、しっかり活用したいですね。
今後、弊社も上場を見越しているので、「システム化問題」は必然的に出てきます。なので、本当にいい機会だったなと思っています。まずは取り組んだことをしっかり形にしていきたいです。

 

人が辞めても後任の採用に追われない。少ないメンバーでも業務がまわる環境へ

私が在籍している管理グループには、私以外に6名のスタッフさんがいます。
スタッフさんが退職されたとき、以前はすぐに人を補充→引き継ぎに追われていたのですが、今はさまざまな部分でシステム化が進み、補充しなくても今いる人員の方でそれを引き継いでやられても十分回ってるような感じです。

マニュアル化・システム化ができるまでは、一日中ツール関連の仕事だけやってたんですけど、現在は比較的問い合わせも減って手が空くようになったので、今までやっていなかった経理の仕事にチャレンジしてもらっています。空いた時間をスタッフのスキルアップにつなげることができればいいなと思います。

 

嬉しいお声をありがとうございます!
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。

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業務の整理やITツールの選定、導入サポートにおいて、悩んでいる企業さま、ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました!

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