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データを探すストレスから脱却!
情報の一括管理で業務効率化を実現
〜【アイユーコンサルティング様】導入事例〜

ワクフリはkintone開発において最適解を常に追求してくれる
情報の一元管理で業務管理がしやすくなりました!

今回、税理士法人アイユーコンサルティングさまにて業務整理、勤怠給与システム・kintone開発導入サポートをさせていただきました

税理士法人アイユーコンサルティングさま(Webページ
お話を伺った方:代表社員税理士 岩永さま
 
事業内容:
​​資産税を専門とした税務コンサルティング等

ワクフリコンサルティング内容:

業務整理(髙島)→勤怠給与導入(福田)→kintoneでの業務管理システムの構築(井上)
1.既存の顧客管理システムからのうつしかえ(リプレイス)
2.業務整理後にkintone開発(新規顧客の発生から)
3.運用定着サポート(チャットサポート)


目的:

・Excelと既存システムを分けて管理しているので情報の一元管理をしたい

課題:

・従業員が増えたことから、既存のシステム+Excelでの管理に限界を感じていた
・それぞれどこに何の情報があるのかわからないので、情報を探す時間がかかっていた

効果:

・情報の一元管理をして情報を探す手間とストレスから開放され、業務管理が行いやすくなった

 

目次一覧
【ワクフリを選んだ理由
【ワクフリサポートの効果】
【クラウドサービスに抵抗がある方へ】
【ワクフリよりメッセージ】

 

【ワクフリを選んだ理由

従業員が増え、情報も複雑化…既存システム+Excelシートでの管理に限界を感じて

当時、会計事務所向けのクラウドサービスを使って情報管理をしていました。しかし、人数・情報量が増えたので、売上・営業成績の管理はExcelシートで管理していました。
人数が50人を超えてくると、Excelシートで管理する内容が多くなり【さまざまな場所に重要なデータが散らばっている】という事態が起きました。
そこで、「情報の一元管理をして情報を探す手間とストレスから開放されたい」という想いで代表の髙島さんにご相談させていただきました。
髙島さんはもともと会計事務所のご出身だったので、業務内容もスムーズにご理解いただきとても助かりました。

ワクフリのサポート効果

現場の「こうしたい」をすぐにキャッチアップ。最適解を常に探し運用しやすく開発してくれました

kintone導入初期に井上さんが週に1回、弊社オフィスに常駐してくれたことは非常に感謝しています。kintoneを導入した直後は、「こうしたい」という要望が多く出るタイミングなのですぐに対応いただけるようサポートしていただきました。やはり、「導入後にどう運用するのか?」が大事なので、運用中に現場から出たリアルな要望をその場で井上さんに言うと直してくれるんです。
「僕らはこうしたいけど、仕組み上はここまでしかできない」という場面もありましたが、井上さんから「では、こういう案はどうですか?」というご提案をいただき、これぞコンサルティングだなと思いました。お互いにできる範囲で最適解を見つけるということですから。


ワクフリさんはスタッフ間の連携が上手。適切な担当者からスムーズな連絡がきてコミュニケーションストレスがありませんでした

特に、僕は井上さんの印象が強いのですが(笑)
最初は髙島さんがヒアリング・現状分析した上で業務フロー図を作成してくれる業務整理がとても上手だと思いましたし、福田さんも給与担当者と丁寧にやりとりしてくれたり。

スタッフ間の連携が取れていて、同じ内容を再度話さなければならないということがなかったですし社内間の報連相が取れているんだろうなと感心しました。次には適切な担当者から連絡が来ますし。当時は50人規模まで大きくなっていた段階だったので、ワクフリさんもなかなか大変だったと思います。こちらでシステムを変えてから運用方法が定着するまで半年ほどかかりましたけど、変えてよかったと思っています。



仕事の業務管理がやりやすくなった。「ここをみたら分かる」があることは心理的ストレスを回避してくれる

会議の際に全員がチェックするページが決まっていて、そこから派生して「見たい情報」にすぐアクセスできるので時短になりましたし、手間がかかるストレスから開放され良かったです。社内の誰に聞いても「この情報はここにある」と回答が一致するので、社内で同じものを見ている意識は強まりましたね。一昔前は拠点ごとに情報を管理する場所が異なっていたり、担当者ごとに保管しているフォルダがあったりしていたのでストレスを感じていました。

 

僕らの「これしたい・あれしたい」に対して基本NOを言わない。でも決してイエスマンではない。

一番驚いたことは、僕らの要望に対して基本「NO」を言わないんです。結果的にできなかったこともありますが、それでもやっぱりどうにかできないか・ちょっと見え方は違いますけどこれはどうですか?という提案をいただいたりして、それがとてもありがたかったです。

開発者の方って、正直コミュニケーション能力高いイメージがあまりなくて(笑)
でも井上さんは、「できません」という回答ではなく「これだったらできますよ」っていう提案で返してくれるので、こちらも率直な意見を出しやすいです。

弊社の目線で、しっかり使って運用できるように整理しながら開発してくれるので、「この機能を使いやすくする目的」まで洗い出されますし、下手にいろいろな機能をつけて開発しなくてもいいな…といった気づきまであったりもします。

 

【クラウドサービスに抵抗感がある方へ

自社に合うシステムの形を考える機会を設けてみては?

「クラウドサービスはすべての企業において必要」ということはないと思うんです。
税理士業界だと、少人数の事務所に合わせたシステムから、IT担当者が何十人もいるような大企業での自社システムまで、組織の規模ごとに合うシステムは三段階くらいに分けられます

弊社は中間層の30〜100人くらいの規模感で、ちょうどいいシステムがなかったのでkintoneを選びました。自分の会社に合うように作っていかないと、結構間接部門が無駄な時間を使っているなと感じましたし、そこは自ら改善すべきだなと思います。特に僕らの業界は、クライアントに改善案などを提案する立場なので、経験してみないと分からないことは多かったように思います。

 


【ワクフリよりメッセージ】

システムは導入より運用できるかどうかが重要です。一緒に社内をよくできるよう伴走します。

岩永様、インタビューにお答えいただきありがとうございました。
アイユーコンサルティングの方々で「どう使えばいいか」を勉強しシステムに触れるよう心がけていただいていたので解決策の提示などのコミュニケーションがスムーズでした。
0から1のきっかけづくりは弊社かもしれませんが、それを1→2・3・4という風に広げることができたのは、社員様の働きかけが積極的だったからこそだと思っております。
kintoneは導入後が一番カスタマイズ・修正ができるタイミングです。その時に丁寧にご要望をヒアリングし、「どんな目的で修正するのか」など常に意味を考え、運用いただきやすいよう改善させていただきました。

ワクフリは、常に貴社のベストな形を丁寧にヒアリングし開発に落とし込めるよう日々努めています。実際に現場で使っていただくスタッフの方も「意見を言いやすい」環境づくりを心がけています。kintone開発において、「ただ導入するだけではなくてウチに合う形でお願いしたい」という企業様、ぜひワクフリへ一度ご相談ください。「kintoneはウチに合っている?ツールは何がいい?」などのご相談だけでもOKです。

 

 

嬉しいお声続々!ありがとうございます!
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。

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業務の整理やITツールの選定、導入サポートにおいて、悩んでいる企業さま、ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました!

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