「ワクフリさんと一緒に世の中をよくしていきたい」
業務をみえる化して業務効率化へつなげる
顧問先の要望に柔軟な税理士法人事務所へ
今回、河本・海津税理士法人さまにて業務整理コンサルティングをさせていただきました。
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河本・海津税理士法人長岡事務所 |
目的：
・属人化＋個々人それぞれで情報を抱えたままの状態から脱却し、管理・把握できるようにしたい
・「業務をみえる化」し、顧客毎にかかっている工数を明らかにして顧問料の整合性を取りたい
課題：
・お客様とのコミュニケーションツールが多様化し、個人のSNSツールを利用することが多いため、管理ができずにいた
・freeeシリーズやMFシリーズのみのシステムではカバーできないことも多く、顧問先の要望も高度化している
・さまざまなクラウドツールが乱立しており、何をどのように活用したらよいかわからない
・会社に合ったクラウドツールの組み合わせやつなぎ方、連携の仕方まで提案できない
効果：
・「業務をみえる化」して現状を再確認できた
・これまでの業務のやり方で発生するであろうリスクを洗い出し、対策法を考えることができた
・特に課題になっていた「社内の情報共有」について具体的な対策がみえた
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目次一覧 |
【抱えている課題】
報連相がうまくできておらず、個々人で情報を持ったままになっていて把握できていなかった
社内での報連相の方法がスタッフごとにバラバラで、把握しきれていなかったんです。
例えば、飲食店のお客様が「店舗改装」の相談をしたとしますよね。金額が大きく動くような、そういう大きな変化があった時にちゃんと相談・報告してもらうこと、どんな対応をしたのかなどが自分にあがってこなくて。
今まで、数字の変化は把握できていたのですが、それ以外の細かい情報の把握まではできていませんでした。
現在弊社はお客様が増えてきている状態で、私自身が「誰に何を言ったか・どこまで話したか」がだんだんわからなくなってきてしまって。顧客管理をしっかり行っていないと、よいサービスは提供できないと思うんですよね。
今は弊社の問題を再確認してどう解決していけるか、といったフェーズです。
【ワクフリサポートの感想】
第三者視点のおかげで業務の非効率さに改めて気がついた
ワクフリさんに「現在の仕事の流れが本当に効率的なのか」をヒアリングしていただきました。
非効率的なのであればそもそも考え直さなくちゃいけないし、今の仕事がどうなっているのかヒアリングしていただいてツールを使うとこんな感じになりますよっていう提案までいただきました。
業務フローを作って頂き課題点も第三者視点であげていただきました。
特に、第三者からの視点を通して「自分では当たり前になっていたこと」がわかり多くあるクラウドツールの中で自社に合うものを提案いただいた点は依頼して良かったと思います。
クラウドツールって、さまざまなものがあるので何が自社に合うのか分からないんです。
「このツールはここまでの業務の範囲で使う」などと考えすぎるとツールを検討する段階で時間も取られるしなかなか前に進みません。業務フローを作成した上で、タスク管理はkintoneで、イレギュラーなものは別のツールで進めるというご提案をいただきました。
ワクフリの「お客さんにとって本当に良いものを提供する」姿勢が魅力的
ワクフリさんの、「特定のクラウドサービスに固執しない、お客様にとって本当に良いシステムを考える姿勢」が魅力的でした。お客様の目的を達成するために最善策を考えるという方向性が弊社と同じだと感じております。ワクフリさんはツール間をうまく連携して、どう効率化できるかを考えるプロフェッショナルなので、専門家の方にお願いするメリットはとても大きいと思います。
例えば、スマレジとフリーの機能を使っている飲食店さんがあった場合、どう連携してうまく回せるのかを知りたい場合、それぞれのシステムの担当者に対してわからない点を問い合わせなければなりません。
ツールごとの特徴やメリット・デメリット・連携方法まで熟知しているワクフリさんにお願い、聞くことができれば一気に解決しますよね。
【クラウドサービスに抵抗感がある方・企業様へ】
アナログとデジタル双方の良さは活かせます。まずは小さくはじめてみて
もう、「経理業務だけでいっぱいいっぱいです。毎日残業してます。」という時代ではないと思います。
その業務にかけていた時間を半分削ることができれば、他の業務時間に当てられるじゃないですか。
労働人口がどんどん減っていく中で、いかに業務を効率かしリソースを有効活用するか？そういうことを考える世界を目指さないとだめだと思います。
実際に、これまですべて紙ベースで経理業務を行っていたお客様が、会計freeeを導入することによって業務時間の半分以上を削減でき、その時間を使って営業活動ができるようになった事例があります。
「働きやすい環境」「残業ゼロ」の社会を、どう仕組み化して作っていくか？
すべてにおいてデジタルが良いわけではないけど、活用できる部分はどんどん活用していった方が良いと思います。
では、「どの部分でデジタルを活用できるのか？」を考えていくときにワクフリさんの存在が生きてくるわけですね。
今は、例えば勤怠のアプリ一つとっても「一アカウント 300円」で結構な機能が使えます。
安く小さく始められるこの時代だからこそ、アナログとデジタルを組み合わせて両面の良い部分を活用できたらよいなと思います。
世の中に必要な業務改善をワクフリさんと一緒に協力してやっていきたい
弊社は税理士事務所なので、会社の会計・給与・売上販売管理を担当していますが、よく経営周りのことについてご相談いただくんです。実は、会計部分に問題がある場合は全体に課題がある場合が多い。
「既存の税理士事務所の範疇に留まらず、会計・税務のことだけでなく、バックオフィス業務の効率化やリモートワークの環境構築も一緒に、ワクフリさんの力をお借りしながらフォローする。そして、お客様が人間でしかできない本来の業務に集中し、業績向上を実現する、かつ、お客様の時間を作る。」という高い次元での社会貢献をしていきたいと考えています。
今はワクフリさんに業務のみえる化をしていただいて、フロー図を作成いただいたので、次にkintoneの導入を行う予定です。
そうすることで、情報をためておく場所や今誰が忙しいのかなどを把握できるようになり弊社も業務効率化が進みそうです。
【ワクフリよりメッセージ】
【ワクフリよりメッセージ】毎月決まっている業務に何時間かかっているか把握していますか？
河本さま、ありがとうございました。
業務整理を行い、業務のみえる化をすることで、どの顧問先にどのくらいの工数がかかっていて、金額が動いているのか・毎月決まっている業務に何時間がかかったかがわかるようになり、人件費の計算・採算がとれているか等の計算ができるようになるため、経営上の大きなメリットになります。
今回ワクフリからは、IT導入補助金を使ったITツールの導入提案をさせていただきました。
これから河本・海津税理士法人さまと弊社の二人三脚で「業務効率化」へ歩みをさらに進めてまいります。
嬉しいお声をありがとうございます！
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。
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業務の整理やITツールの選定、導入サポートにおいて、悩んでいる企業さま、ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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