コロナの影響で今後、世の中はもっときつくなる。
税理士事務所としての付加価値を上げるために、業務整理は一つのきっかけとして有効的な手段だと気付けました。
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株式会社 古田土経営 Webサイト: https://www.kodato.com/ お話を伺った方：飯島彰仁様・松本毅様・辻野良樹様 業種：税理士法人 税務申告・巡回監査・経営コンサルティング・給与計算/年末調整の代行 |
今回、古田土会計事務所様でワクフリによる事業整理を行わせていただきました。
目的：
・残業時間の削減（社員一人での全体の業務を請け負う形だったので負担が大きい）
・案件や業務の可視化（決算業務などにおいての会社全体の進捗を管理し、個々人に業務が属人化している状態をなくしたい）
・自社内の業務整理＋お客様先の業務状況の改善によりこれからの会計事務所を変えたかった
課題：
・顧客情報の管理に手間と時間がかかっていた
・メンバー間での情報共有がうまくできていない、業務内容に認識のズレが生じていた
・世間のIT化の流れによる変化を感じクライアント先と話が合わなくなることに危機感を持っていた
効果：
・お客様との会計業務の工数が大幅に減り余計な業務をしなくて済み効率化された
・kintoneなどのITツールを使うことで、メンバー間での業務内容の認識のズレがなくなり、情報共有がスムーズにできることがわかった
・コロナ禍においてどう会計事務所がトランスフォームしていくかを考えるキッカケ、DX（※トランスフォーメーション）化の流れに乗れた（※ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念）
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目次一覧 【ワクフリの業務整理コンサルティングの特筆すべき点】 【会計事務所全体の課題・必要な視点】 【一歩踏み出すか迷っている会計事務所様へ】 【ワクフリよりメッセージ】 |
【ワクフリの業務整理を受けての変化】
ーーーーー業務整理における課題
5年前から、世の中の働き方改革の推進の影響を受けて、自分たちの事務所も残業時間を削減し、働きやすい環境を作れるよう動き始めました。
このままの働き方は非効率で時間がかかっているな…と以前から問題意識もあったのだと思います。
そこで、担当者が外出中でも、中にいる別の担当者が代わりに作業する動きを想定して、外へ行く人と中で作業する人の２つの役割（組織）を作りました。
しかし、中にいる別の担当者も、業務の整理や標準化がされていないので、やり方を統一したりマニュアルを作成したりすることが必要なんじゃないかと少しづつ気が付き始めました。担当者が変わってもできるようにしないといけないという認識になったのが3年ほど前です。
それが業務効率化のきっかけだったのかなと思います。
結局、標準ルールやマニュアルを決める前に進めてしまったので単なる分業になってしまい、今まで社員が一人でやっていた業務内容をベテラン社員や若手社員などに分けているので逆に効率が落ちてしまいました。
これは現実問題どこの会計事務所でも起きている問題だと思います。
しっかりと標準化して共有化するというステップを飛ばしてしまうと余計に時間がかかって、実はうまくいかない。
こういったケースは、どの会計事務所さんにも言える事だと思います。
改善してるとはいえ、やっていくと過去の延長線上のやり方が当たり前になって今やっている事に対して何も疑問を持たなくなってしまうっていうのはよくあるケースだと思います。
ーーーーー業務整理における変化
ワクフリさんに業務整理をしていただくことで、会計工数に変化がありました。
作業が早くなり、お客様とのやりとりの工数が少なくて済むので余計な作業が必要ない。
あと、案件や業務の可視化もできるようになりました。
例えば、決算業務においての会社全体の進捗管理です。なんとなく進行状況を把握している状態から会社全体でしっかりと進行状況を確認し、いかに早く業務を終わらせていくかというところを今月から進めています。
今まで「この人は終わってる、終わっていない」といった感じで個人の力量に任せてしまっていたところから会社全体で案件を可視化できると割り振りして進めていけるのではと思いました。
情報共有をスムーズするためのコミュニケーションをどうすれば良いか考えるきっかけをいただきましたし、kintoneなどのITツールを使ってそこを解決していきたいと思っています。
【ワクフリの業務整理コンサルティングの特筆すべき点】
ワクフリさんによる業務整理コンサルティングが素晴らしいと思った点は、『ゴールを常に見失わないよう定めつつ、話をとことん聞いてくれる』ということです。
また、社内はいくつかの部署で分かれていて様々な立場のスタッフがいるのですがそれぞれの意見を聞いた上でうまくまとめてくれてさすがプロだなと感じました。
これは場数を踏んでいないとできないことだと思います。
常に解決しようと取り組んでくれる安心感もありました。
通常業務の中で、業務を整理するためのアウトプットの機会を意識的に作ることで、自分の頭の整理ができたので良かったです。
一番ワクフリさんから勉強になった考え方は、『業務整理・標準化・共有化・効率化』の４つのステップです。これをもっと広めて欲しいと思います。
例えば、RPAを使いたいとしても導入するだけでは意味がありません。
RPAを使いたかったら業務の手順を可視化した上にルールで決めないといけないですから、４つのステップを実行することでそれが可能になるんです。
そのためにはワクフリさんのようなプロに頼んで、業務を「視える化」するのが一番の近道です。
ITツールは「何を使うかより、どう使うか？」が大事で、どうやって業務フローの中に組み込み、使い倒すかということに視点を置かないといけないと思います。
ITツールのスペックだけで採用しているだけでは結局導入しただけで使えている人はほとんどいないという声も多く聞きます。
（※RPA＝コンピューター上で行われる業務プロセスや作業を人の代わりに自動化する技術）
【会計事務所全体の課題・必要な視点】
これからの会計事務所業界は※DX化が必須課題と言われています。
毎回ツールが新しく取り入れられてどんどん変化し続けているんですよね。
世の中も、社内環境もどんどん変化しています。
（※ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念）
正直にお話させていただくと、時代に合わせてトランスフォームしないと生き残れないと思感じています。
現在、紙ベースで作業を行っていたりITツールを導入しただけで活用できていない会計事務所は今後どうすれば生き残っていけるのか、危機感を持って考えなければなりません。
お客様が顧問先を変える可能性も十分にあるわけですからね。
さらに将来的に、会計税務の仕事が少なくなると言われています。
サービスの付加価値高めていく税理士事務所と業務の整理をして効率化する税理士事務所の二極化になると思います。
しかし、サービスの付加価値を高めて多くのお客様を抱え仕事の数を増やしても市場占拠率を多く見込めないし数の原理がきかない。大量仕入れ大量生産のようなことは会計事務所にはできないんです。
だったら、いかに社内の業務効率化ができるかが肝心です。
【一歩踏み出すか迷っている会計事務所様へ】
『屈まなきゃジャンプできません。成長するときは一回屈まなきゃいけない。屈むということは、外注や人にお願いすること。』
まず一つ言えることは、「事務所を変えるきっかけとして第三者のプロに入ってもらったほうが良い」ということです。
私たちも他の会計事務所の方とお付き合いしていて、なんとかしたいという問題意識を持っていて、生産性上げていきたいと思っていても、正直どうしていいかわからない…という声を聞いています。
仮に、自分たちの考えややり方で業務フローを変えていこうと思っても過去の延長線上、経験上での動きしかできないなと思いました。
第三者を一回入れて「このままじゃいけないんだ、こうすれば良いんだ」というスタート地点を設けてみても良いのではないでしょうか。
ワクフリさんのヒアリングを受けて自問自答する中で気付きがあったし、それは対お客様でも一緒です。
お客様に質問を投げかけていくことで考えてもらいつつ、正しい方向へ導くことができたら社内風土が変わるキッカケにも繋がるかもしれません。
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【ワクフリよりメッセージ】
株式会社ワクフリは、これから会計事務所業界・会計事務所自体がどう変わっていくかの一つのキッカケを作っています。
業務整理コンサルティングを行い業務効率化を進めるためには社内風土を変え、自走する考え方がとても重要です。
今回、業務整理コンサルティングを行わせていただいた古田土会計事務所様も
「業務効率化につながる効果を現場で実感している。まだここからがスタートで、何かチャレンジするキッカケとして、何かITツールを入れるにしても、ワクフリさんにお願いするにしても、ちゃんと信じた道を進むことが大事」
とコメントをいただきました。
コロナウイルスの影響を受け、顧問先であるお客様においてもIT化がますます進み、変化が求められている会計事務所業界。
会計事務所の作業工数を減らす動きができるだけでも世の中の会計事務所は大きく変化、前進できると確信しております。
これからの時代、あなたの会計事務所はどうトランスフォームしていきますか？
業務の整理においてどうすれば良いか分からない…悩んでいる事務所様は多く存在していると思います。
ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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