紙・Excel・電話での情報共有をkintoneで一元化

ツールを理想形に近づけるカギは社員からの声

 

株式会社ウインズビルさまにてkintone開発と導入定着サポートを行わせていただきました。

株式会社ウインズビルさま (ウェブサイト) 新田真成美さま/代表取締役   【株式会社ウインズビルさまの事業内容】 不動産の売買・賃貸及びその仲介・管理事業等 【今回のサポート内容】 kintone開発・導入定着サポート

 

目的：

・効率的に情報共有がしたい

・情報を一元管理したい

課題：

・社内にITに詳しい人材がいない

・電話やメールなどのアナログなコミュニケーションが根づいている

効果：

・情報共有がスムーズになった

・外出先でも共有情報を確認できるようになった

・社員から主体的にツール改善の要望が出るようになった

・既存の業務以外のコミュニケーションが増え、社内の雰囲気が良くなった

 

目次一覧 【抱えている課題】 【社内の変化】 【ワクフリサポートのご感想】 【今後の展望】 【業務改善の外注に抵抗がある方へ】 【ワクフリよりメッセージ】

 

 

【抱えている課題】

記録されない閉鎖的な情報共有を見直し、効率化したい

グループ会社間での情報共有に課題を抱えており、効率化したいと考えていました。
当時、情報共有の手段は主に電話で、一対一での閉鎖的なやりとりで情報共有が終わってしまうことや、「言った、言わない」などのトラブル発生も少なくありませんでした。

またExcelや紙での管理によって、情報がさまざまな場所に散らばっていたので、情報の一元管理も考えていました。しかし、従来の方法を問題視するよりもデジタル化することに消極的な意見も多く、アナログな方法からの脱却は難しいと感じていました。

 

 

【業務における変化】

Excelからkintoneへの移行で、情報共有だけでなく業務のスピード感もアップ

ワクフリさんにはkintoneでいくつかアプリを作成していただきました。これまでExcelに入力していたものをkintoneのアプリに入力するだけで、全社に情報共有ができるようになり、改めて共有する作業を省けました。

またkintoneを導入したことで、外出時にスマートフォンからも資料を確認できるようになりました。従来であれば会社に戻らないと確認できなかった情報がいつでも確認できるので、お客様を待たせずにその場でご提案ができたりと、業務のスピード感も上がりました。

デジタル化に消極的な人が多かったため、作業が簡単な部分から徐々に導入していきました。基本的な使い方を覚えれば他のアプリも使えるようになるので、導入から定着までのスピードは早かったですね。

比較的デジタルに抵抗が少ない若い世代から積極的に使い方を覚えてもらい、彼らを中心ととしてkintoneを使える人を増やしていけたのは良かったですし、その様子を見て、引き継ぎのしやすさも増したのではないかと感じました。

 

現場から寄せられる声と何気ない会話から感じた、kintoneの浸透

kintoneを導入後、現場からアプリの改善点などの意見が上がってくるようになりました。ツールを使う本人たちにとって使いやすい形が理想なので、主体的に意見を出してくれるようになったのは非常に嬉しかったですね。

先日も社内で社員とすれ違った際に、kintoneの改善点について話しかけられ、kintoneが当たり前にあるものとして浸透していることを感じました。

また、既存の業務以外の部分でコミュニケーションが発生したことで、社内に一体感が生まれ、雰囲気もより良くなったと思います。

 

 

ワクフリとの取り組みがきっかけで知った、チャットツールの便利さ

ワクフリさんとはChatworkを使ってやりとりをしていたのですが、私たちにとってチャットツールは斬新な体験でした。電話でのやりとりとは対照的に、グループでの情報共有やスピード感があるやりとりができたり、過去のログも遡って見れたりするので、非常に便利ですね。

まだ本格的に社内に導入していませんが、社外とのコミュニケーションにもChatworkを使い始めました。

 

【ワクフリサポートのご感想】

返答が早く、完全オンラインでのやりとりも安心してできた

今回はすべてオンラインでのサポートだったのですが、ワクフリさんはレスポンスがとても早く、直接お会いしなくてもコミュニケーションに不安を感じることはありませんでした。

また、こちらから伝えた要望の実現が難しい場合は代替案を提示してくださるので、誠実な印象を受けました。

ワクフリさんに不動産業界出身の方がいらっしゃったため、序盤の打ち合わせ段階からさまざまなご提案をしてくださいました。業界に知見がある方がいることで、こちらで一から説明しなくても話が進みましたし、なにより心強かったです。

 

【今後の展望】

新たなツール導入による効率化と、内製化が目標

社内にはまだアナログなやり方が残っている部分があります。すべてではありませんが、デジタル化したほうが良さそうな部分には、新たなツールを取り入れていきたいと思っています。ワクフリさんのご支援をきっかけに「新しいものを試してみたい」という好奇心が芽生えました。

またITに詳しい社員がいないため、現在もワクフリさんにアプリ設計のサポートをしていただいていますが、今後、改善したいポイントが出たら自社で修正できるように内製化することが目標です。

【外注に抵抗がある方へ】

自社での取り組みには限界があると感じたら、まずは相談から

弊社も、もとは外注に対してハードルの高さを感じており「なるべく自分たちで解決しよう」と考えていました。しかし、既存の業務を行いながらツールを探して検討したり、ITについて一から勉強する時間をつくるのは難しいと思います。

今回ワクフリさんにサポートをお願いして費用対効果の高さを感じ、ほかの外注への抵抗も減りました。

相談するだけでも問題の把握に繋がることもあるので、ぜひ一歩踏み出して欲しいです。

 

【ワクフリよりメッセージ】

新たな仕組みを浸透させるカギは、主体的な姿勢と協力体制

インタビューにお答えいただきありがとうございました。

ワクフリについてお褒めの言葉を多くいただきましたが、ウインズビル様も弊社からの依頼に対してご対応が早く、サポートがスムーズに進んだのは貴社のおかげでございます。

従来の方法が定着している環境に、新たな仕組みを導入・浸透させていくことは簡単なことではありません。しかし、すぐ近くに話しかけられる人がいたり、社員同士で教え合える環境であると浸透しやすい傾向があります。ウインズビル様のように、実際にツールを使う社員の方から多くのご要望が出てくるのは、社内に浸透してきている証です。

便利なツールは導入したら安心ではなく、自社に合う運用方法をきちんと検討する必要があります。

ワクフリは現在の業務整理からツール選定、そして定着までをトータルサポートさせていただきます。「アナログな方法から脱却したい」など大まかなご相談でも大丈夫です。業務を効率化したい企業様は、ぜひワクフリへ一度ご相談ください。

（執筆/橋本恵梨奈　取材・編集/ライターひのりほ）

嬉しいお声をありがとうございます！
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。

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