130名5拠点の基幹システムをkintoneに変更！
情報の一元化に成功し管理がしやすくなりました
今回、税理士法人松本さまにて業務整理、kintone業務管理システムの構築サポートをさせていただきました。
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税理士法人松本さま（Webページ） 業務整理（髙島）→kintoneでの業務管理システムの構築（井上） |
目的：
・情報の一元管理をしたい
・基幹システムを移行したい
課題：
・拠点別に情報管理の方法が異なり把握しきれない
・既存のシステム+Excelでの管理で二度手間・三度手間になって時間がかかりストレスを感じていた
効果：
・Excelやスプレッドシートでの二重管理時間が削減でき、分散されていた情報が一つにまとまった
・質疑応答を繰り返す中でkintoneの知識がつくので、社内をさらによくできる好循環が生まれる
・作業効率化が進んで、オフィス責任者の仕事を一つ減らせた
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目次一覧 |
【ワクフリを選んだ理由】
二度手間、三度手間で疲弊…拠点別に情報管理の方法も異なり把握しきれなくなってきた
当時は、会計事務所向けのクラウドサービスと、Excelやスプレッドシートで情報管理していました。しかし、情報がさまざまなところにあって、同じ作業を何度も繰り返して疲弊するな…といった背景からワクフリさんに業務整理コンサルティングを依頼しました。
人数は130人、5拠点に増え、個々人の情報を把握することが難しくなったことも依頼しようと思った理由の一つです。
拠点別で管理方法が異なり全体像が見えづらく、困っていました。
社内スタッフの質問にすぐに返答してくれるから安心です
今まで、業務効率化コンサルティングの行っている他社さんからご提案をいただくことはありましたが、目に見えないサービスだからこそ「ゴールが不透明で、何をしてくれるか」っていうのが見えづらいし、発言に説得力をあまり感じられなくて。
「コンサルティング」って聞くと敷居が高そうなイメージがありますが、髙島さん始めワクフリの方々は社内スタッフの質問に即座に答えてくれて親身になってくれる。オンライン上でも人となりがちゃんとわかるというのは大きいです。
質疑応答を繰り返す中で社内スタッフにもkintoneの知識がつくので、kintoneを使って社内をさらによくできる好循環が生まれるんです。
ワクフリさんにわかりやすく教えていただくことで、kintoneを触ったことのない初心者でもよく理解できました。
【ワクフリサポートのご感想】
ワクフリさんは親身で、偉そうにしない。いつでも頼れるパートナー的存在です
ワクフリさんは分類で言うとコンサルティング会社だと思うんですけど、いい意味でコンサルティング会社っぽくないんです。先程も言ったように、ITとか、コンサルティングとかって言葉は、敷居の高さを感じて親しみにくい印象がある。
でも、ワクフリさんはその逆で、まったく偉そうじゃない。横文字とかも使わないし、応対もとても親身になってくれて、いつでも頼れるパートナーのような存在です。
以前から悩まされていた二重登録がなくなり、分散されていた情報が一つにまとまった
現場が疲弊していたのが見えていたため、なんとかしないとな…という思いはずっとありました。具体的に、下記の2点がどちらも改善されたので両者よしとなったことがとても良かったです。
・作業側は、二重三重にデータを登録する必要がある
・管理者側は、二重三重登録してもらうことが管理上必要
また、一括管理がしやすくなりました。管理表などは今までExcelで作っていたものがなくなってスッキリです。特に、スプレッドシートを多用してたんですけど、それがまとまったのはいいなと思いました。作業効率化が進んで、そのオフィス責任者の仕事を一つ減らせたっていう感じです。
【ワクフリのサポートを受けてよかったこと】
130名5拠点の基幹システムを変える勇気。ワクフリさんがいたから乗り越えられた
約130名5拠点ある全体の基幹システムを変えることは、ワクフリさんがいなかったらできなかったと思います。
kintoneでの情報管理方法を半ばで諦めるという選択肢や、既存の管理システムに戻す選択肢もありましたが、ワクフリさんの親身なサポートと、社内スタッフの熱心な取り組みのおかげでやり遂げることができました。
ITに抵抗感を感じるスタッフもいる中でkintoneでの情報管理システム構築を進めていくのは難しいことですが、ワクフリさんと信頼関係が構築できていたので一緒に乗り越えられた感覚があり、すごく感謝しています。
重要なのは、信頼関係を構築できるかどうか。「外注さん」という立ち位置で終わらない。
いわゆる「外注さん」っていう立ち位置になってしまうと、信頼関係の構築ができないと思うんです。お互いにパートナーとしての関係を構築できるよう努力しないといけないし、「一緒に目標を達成する」という共通のゴールを見据えて依頼しないといけないなと思います。
依頼する側も、お願いしたからと言ってなんでもやってくれるわけじゃないということを認識しておかないと、よい関係構築・よいものはできないと考えています。
本当の業務改善って、みんながよかったよね、便利になったよねっていうのが大事だと思う
本当の業務改善は、みんなが「よかったよね、便利になったよね」と感じながら作業工数やストレスを減らして、働きやすい環境を作ることが大事だなと思うんです。
ITリテラシーが低いスタッフでも使いこなせるようなシステム構築など、少しずつ解決できればと思っています。
【今後の展望】
次は繁忙期に備えて報告書を見やすい状態に整備したい
今後は、繁忙期を迎えたときのために報告書の運用を考えたいです。
例えば、新しいお客様と音声通話したときに話した内容のテキスト化はとても手間がかかる作業です。
そのような手間も省けるようにして、報告内容が上がる形にしないといけないなと考えています。今、顧客情報がkintoneに入っているので他のソフトと連携できるかどうか試行錯誤しています。
あと、連絡手段として、メールでのやりとりを一切なくしたいです。メールが何の内容を指しているのか、話がぶつ切りになっていて把握しにくいなと感じますし話を追っていくのに時間がかかるんです。チャットツールなどで情報の集約を一つに絞っていきたいですね。
【ワクフリよりメッセージ】
「どんな目的でツールを導入・運用するのか？」をしっかり考えることが重要です
松本さま、お忙しい中インタビューにお答えいただきありがとうございました。
約130名5拠点ある全体の基幹システムを変えることは、とても勇気のいることかと思います。松本様が仰るとおり、kintoneでの情報管理を中止し既存のシステムに戻すこともできましたが、一緒に乗り越えられて本当に嬉しかったです。
kintoneを積極的に操作し、細かいご質問なども多くいただくことで担当者の方はスタッフ全員が使いやすいと感じる操作環境の構築に前向きに取り組まれていることを感じました。明確にある「こうしたい」という姿に近づけるよう弊社も伴走させていただき、多くの気付きを得ることができました。
kintoneは御社の業務フローに合わせてカスタマイズ・修正がしやすいツールです。その時に丁寧にご要望をヒアリングし、「どんな目的で運用するのか」などの意味を常に考え、改善させていただきます。
ワクフリは、常に貴社のベストな形を丁寧にヒアリングし開発に落とし込めるよう日々努めています。
実際に現場で使っていただくスタッフの方も「意見を言いやすい」環境づくりを心がけています。kintone開発において、「ただ導入するだけではなくてウチに合う形でお願いしたい」という企業様、ぜひワクフリへ一度ご相談ください。「kintoneはウチに合っている？ツールは何がいい？」などのご相談だけでもOKです。
嬉しいお声続々！ありがとうございます！
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。
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業務の整理やITツールの選定、導入サポートにおいて、悩んでいる企業さま、ぜひ私達にお話を聞かせてください。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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