【コラム】進むペーパーレス化社会

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

皆様は「ペーパーレス」という言葉をご存知でしょうか？

まず、ペーパーレスって・・・？

ペーパーレスとは、「紙を減らすこと」を意味します。

具体的には、今まで紙に印刷していた資料をデータで共有することなどです。

【例】

・書類・新聞・雑誌・本の電子化

・suicaなど、ICカードを使った電車への乗車

・バーコードを活用したコンビニ決済

↑これもペーパーレスの一例です！

 

近年、ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、多くの企業では、いまだに紙の書類が多く使われています。

紙は、簡単にメモが取れて持ち運びにも便利ですが、印刷コストや保管の手間、情報の検索性など、さまざまな課題を抱えているのも事実です。

こうした課題を解決する取り組みとして注目されているのが「ペーパーレス化」です。

2016年に施行された税制改正により「電子帳簿保存法」の要件が大幅に緩和され、ペーパーレス化も進めやすくなっています。

参考：国税庁ホームページ「電子帳簿保存法について」

そこで今回は、ペーパーレス化によって得られる効果や、知っておきたい「電子帳簿保存法」の方法についてご紹介いたします。

 

 

データとして保管可能な書類

データの形で保存しても良い書類の中でも、法定文書については「e-文書法」によって定められています。

e-文書法が施行された後には、

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・決算書類

・契約書

・領収書

・請求書

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などの書類をスキャン、電子データとして保存できるようになりました。

など・・・・

書類をデータ化し、紙を減らすことは政府も推進していることなのです。

 

企画書や報告書、見積書、契約書、請求書、領収書等、ビジネスに書類は欠かせません。しかし、多くの企業では、いまだ紙の書類が大半を占めています。

現代の社会人は、最先端のデジタル機器を駆使する一方で、膨大な紙に囲まれて仕事をしているといえます。

もちろん、紙の書類には良いところがたくさんあります。すぐにメモがとれて、持ち運ぶのも簡単です。しかし、それ以上に課題が多いのも事実です。こうした課題を解決する取り組みが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化とは、パソコンで作った文書を印刷することなく、端末やネットワーク上で活用する取り組みのこと。ペーパーレス化にはさまざまなメリットがありますが、ここでは７つのメリットをご紹介いたします。

 

ペーパーレス化のメリット

①印刷代、紙代が削減できる

ペーパーレス化の最大の効果は、コスト削減です。印刷には紙はもちろん、インク代も必要です。

オフィスのレーザープリンタの場合、A4のモノクロだと1枚2〜4円、カラーだと1枚7〜15円程度のコストがかかります。数枚なら問題ありませんが、数百人の社員が1日に何十枚も印刷するとしたら、そのコストはざっくりと計算しても1ヶ月50万円（1枚5円として1日10枚、500人の企業の場合）ほど、年間で600万円にもなります。ペーパーレス化を実現したら、こうした印刷にかかるコストを一気に削減できます。

 

 

②紙の保管コストが削減できる

紙を保管するコストも意外とかかっているものです。例えば、領収書は法律で7年間保存することが義務づけられています。

他にも法律で保存期間が義務づけられている書類はたくさんあります。

業種によっては、紙の書類を保管するためだけに専用の倉庫を借りている企業も珍しくありません。

しかし、ペーパーレス化を実現すれば、保管にかかるコストを丸ごと削減できる可能性があります。

総務省が発表したノンペーパーへの野村総合研究所の取り組み事例によると、不要な書類は廃棄・焼却処分し、紙で保存する必要の無いものは電子化することで、共用キャビネットを90本から28本（69%削減）へ、個人サイドキャビネットも340本から151本（56％削減）へと大幅に保管する場所を削減する成果を得られたといいます。

※参考：総務省「参考資料１ ノンペーパーに関する取組事例（株式会社野村総合研究所）」

また、データであれば整理の手間も少なく、日焼けなどで資料が劣化することもありません。

 

③情報をすぐに見つけられるようになる

紙の書類は情報を見つけるのが大変です。もしも、数年前に作成した見積書が必要になったら、倉庫から段ボールを引っ張り出して、蓋を開けて書類を探さなければなりません。しかし、電子データで保管してあれば見つけるのは簡単です。

しかも、過去数年間にわたる特定の取引先の見積書だけを抽出する等といった検索も可能です。必要な情報を素早く検索できるようになるのは、ペーパーレス化の大きな効果です。

紙媒体の資料では、しっかりとファイリングして整理していたとしても、膨大な量になればなるほど資料の場所を把握するのが難しく、必要な資料を見つけ出すだけで、かなりの時間を費やしてしまいます。電子媒体にすることで検索機能が使え、必要な資料を検索し見つけ出すことが容易になります。

また、紙媒体では保管スペースの確保も必要ですが、電子媒体であれば保管スペースも不要に。

 

 

④情報漏洩のリスクを減らせる

企業にとって、情報漏洩は大きなリスクです。もしも、顧客情報や機密情報の印刷された紙の書類が紛失したら大問題です。もちろん、ペーパーレス化しても情報漏洩のリスクはなくなりません。

しかし、紙の書類に比べると、さまざまなセキュリティー対策で安全性を高めることができます。一方、紙のままだと、仮に重要な書類が紛失したとしても、それに気付くことさえ困難でしょう。

紙媒体では、閲覧制限を設けることができません。さらに盗難や紛失の危険性もあります。担当者に必要な資料のみを閲覧可能にでき、紛失しないのが電子媒体の強みとなります。

資料にパスワードをかけられるのも、大きなメリットですね。

 

 

⑤いつでもどこでも書類を閲覧・承認できる

インターネットから、場所・時間を問わずアクセスできるのも長所です。

電子印を採用することにより、自席にいなくても書類の承認が可能となります。承認者の都合による時間のロスを減らすことで、円滑な業務が可能となります。

 

 

⑥環境に優しい

日本の紙の消費量は年間2.731トン（2013年）で、これは中国、米国に次いで第3位*です。それだけ文明的な生活をしている、ともいえなくはありませんが、現在では、紙の消費が森林の伐採につながり、環境破壊を引き起こしていると考えるのが自然でしょう。決してほめられたことではありません。ペーパーレス化は、こうした環境の観点からも推進すべき取り組みだといえます。

 

⑦オフィスの美化

オフィス自体もスッキリし、仕事の効率もアップするのではないでしょうか。

 

 

 

 

 

 

メリットが多いのに何故ペーパーレス化はなかなか進まない？

ここまでご紹介したように、ペーパーレス化にはたくさんの効果があります。これだけ効果が多ければ、どの企業もこぞってペーパーレス化を推進するはずです。ところが、現実には必ずしもそうなっていません。

最大の理由は、ペーパーレス化は業務改革＝業務の見直しと直結しているからです。

たとえば、会議をペーパーレス化するには、資料の配付方法やメモの取り方、会議の進め方や議事録の作成方法なども同時に変えなければなりません。稟議書をペーパーレス化するなら、入力用のファイルを用意して、承認のフローを再検討する必要があります。会社全体をペーパーレス化するとしたら、さらに大規模で抜本的な業務改革が必要になります。

誰でも、長年、慣れ親しんだ仕事の進め方を変えることには抵抗を感じるものです。少しくらいコストや手間がかかっても「今まで通りのやり方で業務ができれば、それでいい」と考えるのが、多くの人の本音ではないでしょうか。

 

他にも、以下のようなデメリットが考えられます。

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・重要な書類はデータ化できない場合がある

・画面の大きさによって見やすさが左右される

↑特にスマートフォン・タブレットで資料を確認するときは、画面のサイズによって見にくくなることも。

・メモの自由度が低い

↑紙であれば気軽にできたメモが、閲覧するソフトによっては難しいこともあります。

・システム、ネットワークなどの影響を受ける

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次回から、企業のペーパーレス化にオススメのサービスを多数ご紹介して参ります！

ぜひ見に来てくださいv(*’-^*)-☆

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