皆様こんにちは。
クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、株式会社ワクフリです。
先日、飲食業 いっかくカンパニー様の導入事例インタビュー記事を掲載いたしました。
記事はこちら→飲食業 いっかくカンパニーさま】ITツールを導入して人件費削減！店舗展開の夢も実現し、コロナ禍でも安定経営〜導入事例〜
そこで今回は、ワクフリスタッフ視点で、いっかくカンパニー様の業務改善への道のりをご紹介したいと思います。
前編・後編の2回に分けて更新いたしますので、ぜひ両方見て頂けると嬉しく思います。
今回の前編では、タブレットPOSレジとクラウド会計を導入した際のエピソードをワクフリスタッフ視点でご紹介してまいります！
お客様基本情報
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株式会社 いっかくカンパニー様 |
元々は、
・事務作業に関するシステム化を成功させてゆくゆくは店舗展開していきたい
・飲食業界のイメージを変えていきたい という目的で代表の髙島にお声掛けくださったいっかくカンパニー様。
その後も継続して様々なご相談をいただき、現在も弊社とコンサルティング契約を結んでいただいております。
毎月のコンサルミーティングでは、業務改善コンサルタントの福田が事務所に伺い、導入したツールの運用状況や今後の展開に関してのミーティングを行っています。
【レジ導入に関して】
担当：福田
ワクフリでは、軽減税率対策補助金の申請〜レジの選定・機材購入〜設定作業〜機材設置を担当させていただきました。
補助金の申請は当時オープンしていた全店舗分を行いました。また、様々なサイトを見て情報を集めたり、実際に家電量販店に行って店員の方とお話し、どのレジがいっかくカンパニー様に合っているかの選定を行いました。
当時はビックカメラとアップルストアによく通っていました！（笑）
また、お店のメニュー表を写真で共有いただき、それを見ながらレジに1件ずつメニューを登録を行うなど設定作業を進め、すぐにレジが使い始められるように準備をいたしました。
定食のメニューが豊富なため、様々な組み合わせを作りメニュー設定を行っていきました。
また、設定が完了したあとは現地に赴き、レジの操作方法をスタッフの方々に向けてレクチャーしました。
お店のオープン前に現地に行ってスタッフの方々に向けてレクチャーさせていただいたのですが、その場にいない従業員さんにも見て頂けるよう、復習にも使ってもえるよう、その様子を動画で撮影していただきました。
スマレジ導入の際は、はじめてハンディを使うので、まずは従業員さんに操作を慣れていただきその後に管理方法などをレクチャーしましたね。
レクチャーの後はチャットにて随時レジの操作方法や設定についてのご質問に対応させていただきました。
スマレジ導入に関しては、新店舗を出店するときから社長より相談を受けておりました。
社長が店舗の内装などを決めていらっしゃったのですが、内装を決めるに当たって、レジ台の高さや幅など色々とご相談いただいたので、その都度調べながらどの機材を導入するのが一番良いのかを一緒に考えていきました。
また、スマレジではハンディとキッチンプリンターも使うので、キッチンプリンターのLANケーブルを引く工事も必要となり、工事が必要な箇所はいくつあるのか？店舗のどこからケーブルを出すのか？等、場所の詳細についても細かく打ち合わせを重ね、社長と工務店さんと私の3者でやり取りしていました。
工務店の方に店内の間取りをもらって、「ここにケーブルを引いてください」とお願いしたり、初めてのことが多く勉強になりました。
スマレジではハンディを使うので、エアレジとはメニュー画面の構成が少し違っていて、細かいバリエーションをハンディで選択できるように設定する必要があり、ホールのスタッフさんにもキッチンのスタッフさんにもメニューが正確に分かるように設定・運用の流れを構築するのが大変でしたね。
どのようなやり方が現場のスタッフさんにとって一番良いのか、混乱が生まれないのかを一生懸命考えました。
オープン後、レジが稼働し始めると現場から「このやり方に変えてほしい」という要望の声も挙がってきたので、それに対応できるように都度レジの設定をし直したりもしました。
エアレジ、スマレジを導入した結果、暗算で計算する必要もなくなって、ホールスタッフさんがハンディも使えるようになり、良かったと思います！
補助金の申請については、レジの導入と並行して必要書類を集めたり申請書類に記入したりというのが当時は大変でした。普段の業務がお忙しい中いっかく様にも書類の提出など協力していただき、無事申請することができました。
【クラウド会計導入・ネットバンク開設に関して】
担当：髙島
元々、会計処理については会計事務所さんがされていました。
その当時、いっかくカンパニー様は融資を受けることを検討されていたため、試算表が早く手元にほしいときに会計事務所さんに都度ご連絡を入れて試算表送付をお願いするのが申し訳ないと考えられていました。
そのようなお声を聞き、マネーフォワードクラウド会計を入れたら良いのではないかと提案させていただいたのが導入のきっかけです。経営状況がリアルタイムに把握でき、会計事務所さんに印刷のお願いをしなくても良くなるクラウド会計は今のいっかくカンパニー様にぴったりだと思いました。
また、クラウド会計はPOSレジ（Airレジやスマレジ）と連携することで売上データもチェックできるので、日々の売上を紙に書いて日報を会計事務所さんに共有するという作業も不要になることをお伝えしました。
売上データだけでなく、クラウド勤怠（KING OF TIME）で打刻した勤怠データもマネーフォワードクラウド給与に連携でき、さらにネットバンクを使えばこれまで銀行で行っていた振り込み業務も不要になることをお伝えしました。
どうせやるならこの機会にクラウド会計やクラウド給与の導入、ネットバンク開設も両方行いそのデータを元に会計事務所さんにスムーズに処理してもらいましょうと提案させていただきました。
なかなか導入後のイメージが湧きづらい中、ネットバンクの必要性や、わざわざ銀行に行って記帳や振込をする手間がなくなるというメリット、会計・勤怠・給与・ネットバンクが連携することでどんなメリットがあるのかということをしっかりとご説明させていただきました。
また、事務所にパソコンがなかったのでその辺りの準備などもお手伝いさせていただきました。
おすすめの機材情報を提供したり、PCのログイン方法をレクチャーしたり、パソコンのセットアップ、Googleアカウントの作成など基本的なところから一緒にさせていただきましたね。
クラウド会計の設定・レクチャー等も私が担当させていただきました。
クラウド会計の基本設定については会計事務所の方にお願いし、ネットバンクの開設についてはご要望があり銀行に同行させていただきました。（笑）
ネットバンク開設後は社長のお家に伺ってネットバンクの初期設定をし、ネットバンクとクラウド会計の連携〜操作まで指導させていただくこともありました。
今でも銀行口座のデータ連携については、正しく連携しているかどうかを毎月の定例会で一緒に確認させていただいております。
以上、ワクフリスタッフ視点で、いっかくカンパニー様の業務改善への道のり【前編】をご紹介させていただきました！
次回の後編ではクラウド勤怠・給与導入と毎月のコンサルミーティングについて詳しくご紹介させていただきます。
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