企業のバックオフィス業務改善のことならお任せください!

20220119seminar

【セミナーレポート】
ピンチをチャンスに変えた!
佐賀県企業の事例から学ぶDX化セミナー

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。


 

「人手不足による従業員の業務過多、長時間労働を解消したい」

「紙ベースの情報が多いため社内でバックオフィス業務を行わなくてはならず、テレワークが導入できない」

「業務を効率化したいが、解決方法が分からない」

 

このようなお悩みはありませんか?

 

2022年1月19日(水)に「ピンチをチャンスに変えた佐賀県企業の事例から学ぶDX*1 化セミナー」を開催しました。

「バックオフィスの業務負荷の大きさに悩んでいたサガ・コア&カッター工業株式会社が、業務効率化によってどのように課題を乗り越えたか」をご紹介しています。

 

1*…企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

参考:経済産業省「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」

 

<事例の概要>

サガ・コア&カッター工業株式会社さま(業種:建設・土木)

 

■目的

・テレワークが可能な体制を整備したい

・バックオフィス業務を効率化したい

 

■効果

・テレワーク対応ができるようになったことで、新たな働き方をおこなっていくことが可能となった

・場所を問わず社内システムにアクセスできるようになったことで、自宅や現場から事務作業をおこなえるようになった

・ツールの活用で労働時間が正確に把握可能となり、手計算による集計業務の削減ができた

・ツールの活用により事務作業にかかる時間が削減できたことで、より少ない人員での業務が可能となった


■これまでの課題

・テレワークができる環境が整っていない

・外出時のスムーズな情報共有ができていない

・正確な労働時間が把握できていない

・紙やエクセルで管理している情報が多く、業務負荷が多い

 

 

【業務効率化・テレワークの事例紹介】

 

手一杯だったバックオフィス業務を大幅に削減
仕事の質だけでなく、精神面にも良い変化が生まれた

 

石橋さま(以下、石橋):

デジタル化を進めていくきっかけは何でしたか?

 

重松さま(以下、重松):

バックオフィス業務が手いっぱいだったため、さまざまな会計ソフトを調べて試していました。しかし、高額な費用がかかるものや入力作業が大変なものが多く、自力で業務を効率化するのが難しいと感じていました。そんなときに参加したITフェアで、ワクフリさんに出会いました。

 

実際に髙島さんとお話してみて、ワクフリさんのサービス内容にとても魅力を感じました。髙島さんに私たちの現状を話したところ、業務負荷の大きさに驚かれていたのが印象的です。

「ワクフリさんに頼めばバックオフィス業務が変わるかもしれない」と思い、業務改善をお願いすることにしました。

 

石橋:

ワクフリさんに依頼して実際の変化はありましたか?

重松:

事務経験の少ない派遣社員の方がすぐに戦力になってくれたんです。
就業開始からわずか三日で「あとは分からないところだけ質問します」と言ってくれたときは驚きでした。ワクフリさんに業務内容を分かりやすく簡素化していただいたお陰です。
あとは、人的ミスが大きく減りました。人による給与計算では金額が一致しないなどのミスが起きていましたが、現在では給与計算ツールを使っているので最終チェックするだけです。

石橋:

気持ちの面で変わったことはありますか?

 

重松:

二人の子どもを育てながら働いているのですが、子どもが体調を崩して自宅に帰らなければならなくても、PCを持ち帰って家で仕事ができるので、必要以上の焦りを感じて業務に追われることがなくなりました。

 

 

現場にいても事務作業が可能に。建設業界が抱える問題をDXで改善

石橋:

業務効率化の観点から、重松さんが建設業界に対して感じることはありますか?

 

重松:

建設業界も週休二日制が推奨されており、週6日でやっていたことを週5日でおこなう必要があります。決められた工期に間に合わせるために、その1日をどのようにカバーするかが問題になっています。

そのため、現場へPCを持っていくようにしています。

事務作業を進めながら、現場作業が進めばスマホで工事写真を撮り、次々にクラウド*4 にアップします。そうすることで、事務作業と現場作業が同時進行で進んでいくんです。
自分が現場監督としてやっていくとするなら、デジタルを活用して業務を効率化し、残業がない現場を作りたいですね。

建設業界では、長時間労働が多いことから現場の離職率が高いので、そこが解決できるといいなと思います。

 

石橋:

髙島さんは、「建設業界×デジタル」についてどのように考えますか?

 

髙島:

現場の業務はデジタル化が難しいと思われがちですが、業務のマニュアルを残すなど教育・継承の点においては取り入れることができます。
また、「受注〜施工〜請求」の仕組みは、他の業界でも応用がききます。特に、バックオフィスはどの業界でも効率化できますよ。

 

 

「ムダをなくす」「時間を短縮する」ことがゴールじゃない
業務改善をした先に達成したいことを考えるのが重要

石橋:

サガ・コアさんの今後の展望を教えてください。

 

重松:

現在、社長が実務も担っているため業務量が多く、休日も使って働いています。
その問題を解決できればと思っています。
事務所の業務を効率化して、一部でも業務をまきとることができれば、社長としての業務に専念できる時間が増えますよね。

ワクフリさんと一緒に進めたことによって、意識が変化した部分が大きいです。

 

石橋:

新しい取り組みをしていく中で、何が大変でしたか?

 

重松:

クラウドの導入時は既存の業務との両立が大変でした。しかし、新しい方法に慣れれば既存の業務はなくなります。
徐々に業務が新しい方法に入れ替わることで、効率化されていくことを実感できました。

一人では大変なことも、ワクフリさんのようなパートナーと一緒に進めていくことで、諦めずに乗り越えることができたのだと思います。心にも余裕ができて、新しいことにチャレンジできるようになりました。

 

石橋:

業務改善というと「ムダをなくす」「時間を短縮する」ことがゴールと思う方もいらっしゃると思います。
しかし、
業務改善を目的ではなく手段として捉え、その先に達成したいことを考えるのが重要ですね。
そうすれば、
サガ・コアさんのように、会社だけでなく社員個人にもメリットが生まれます。

参加いただいた企業さまにも、それぞれ業務改善を通じて達成したい目的があると思います。
業務改善をサポートするワクフリさんや、佐賀県産業スマート化センターのようにDX支援をする機関を頼ることは、その目的達成への一歩となるはずです。

 

サガ・コアさんとワクフリさんの今後のご活躍を楽しみにしています。本日はありがとうございました。

 

【中小企業の方からたくさんの質問をいただきました!】

Q1. デジタル化・テレワーク等を進めるために、紙ベースの資料をどのような要領でデジタル化を推進すべきなのか教えてください。

 

髙島:

業種やどのような書類かによって異なりますが、そもそもその資料が必要か否かの問題があります。不要なら処分して良いと思いますが、必要ならば整理からおこなう必要があります。書類をカテゴリごとに分類し、スキャンをしたら、決まったフォルダに格納していく、という流れが最適です。

膨大な量であれば、スキャン代行サービスなどを活用する方法もあります。

 

Q2. 今回のDX化に取り組んだ期間はどのくらいでしたか?

 

髙島:

サガ・コアさんに限らず、多くの企業様でも半年ほどです。会社の業務全体となるとさらに時間はかかりますが、バックオフィス業務の改善でしたらそのくらいですね。

目的の確認・業務の整理までは12時間ほどです。時間が少ないと思われるかもしれませんが、把握できていないだけで業務は意外と多くないので。

 

質疑応答の続きはこちら↓(1:20:24  〜

 

まとめ

サガ・コア&カッター工業株式会社様の改善事例を通じ、産休・転居による人手不足による業務負荷を、業務効率化によって解決できることをお伝えしました。

またテレワークやクラウドを導入することで、多様な働き方を実現することも可能です。

ご興味をお持ちになった企業さまは、ぜひお気軽にワクフリにご相談ください。

 

(執筆: 橋本 恵梨奈 / 編集:PRライター ひのりほ)

 

【セミナー登壇者のご紹介】

<登壇者>

サガ・コア&カッター工業株式会社 取締役 重松 恵美様

佐賀県で橋梁補修工事やカッターコア工事などを手がける。現在、社長である兄の秘書役・事務職・現場代理人を行う2児の母。「稼げる事務員」を目指して、会社のDX化に取り組んでいる。

 

佐賀県産業スマート化センター センター長 石橋 俊介様

大手レコード会社の宣伝部門統括/建設業の企業において、先端農業の新規事業の企画・開発にてプロジェクトリーダー/太陽光発電や建築板金、農業を事業とした企業で収益改善、組織体制の構築、マーケティング統括、地域企業の事業再生統括/

現在、R3年度スマート化センター センター長/事業開発責任者/マーケティング支援チーム「TOTONOI」代表

 

株式会社ワクフリ 代表取締役 髙島 卓也

​​長崎県波佐見町出身。九州の大手税理士法人や事業再生コンサル企業を経て2017年に株式会社ワクフリ設立。中小企業の業務効率化や創業におけるITツール活用支援に特化し、経営のアドバイスを行う。全国の商工会議所や自治体とも連携、業務提携を行い、中小企業へのクラウドサービス普及に努める。クラウド活用・業務改善のプロとしてメディア出演も多数。

 

 

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