【セミナーレポート】kintoneとGreat Signで実現する 電子帳簿保存法への対応とバックオフィス業務の効率化
皆様こんにちは。
クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。
・電子帳簿保存法について知りたい
・契約書の運用や管理をもっと簡素化したい
・転記による人為的ミスを減らし、業務品質を向上させたい
・バックオフィスを見直し、シンプルなワークフローを構築したい
このようなお悩みをお持ちの方に向けて、2022年2月4日(金)に「kintoneとGreat Signで実現する電子帳簿保存法への対応、バックオフィス業務の効率化とは？」を開催しました。
業務アプリ作成プラットフォーム「kintone」とクラウド型電子契約サービス「Great Sign」が連携し、契約業務の効率化が可能になります。
kintoneによるバックオフィスの業務改善や、電子帳簿保存法の解説、バックオフィス業務の仕組みづくりについてご紹介しました。
【第一部】
kintoneで始めるバックオフィスの業務改善
サイボウズ大南さまから、kintoneのご紹介、kintoneの契約業務を中心としたバックオフィスにおける利用イメージについてお話いただきました。
サイボウズのkintoneは、業務に合わせたシステムをユーザー自身で作れるプラットフォームです。データの蓄積や分析、業務の進捗管理、データに紐づくコミュニケーションの機能があります。
電子契約サービスと連携によることによって、契約書作成・社内稟議・契約書送付・締結をスムーズに行うことができることを、フロー図を用いてご説明いただきました。
【第二部】
今知るべき電子取引の重要ポイント
TREASURY松下さまから、電子帳簿保存法の解説と対応についてお話いただきました。
電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、変更点の一つである「電子取引データの保存義務」については、2年間の猶予期間が設けられています。
また、2023年10月1日には消費税インボイス制度の導入が開始されます。仕入税額控除を受けるには電子帳簿保存法に即した対応が必要なため、二つをセットで考えるのがポイントだとご説明いただきました。
TREASURYの電子契約サービスGreat Signは、電子帳簿保存法の関連法案に凖処しているため、安心して利用できます。
【第三部】
ワクフリの”手間”、”無駄”、”めんどくさい”をなくすための取り組みとシステム構築について
ワクフリ髙島から、社内の業務改善実施によるメリットと、バックオフィス業務の手間をなくす「Great Sign×kintoneのAPI連携機能」についてお話しさせていただきました。
コロナ禍を機に社内で業務改善を実行。在宅勤務が可能になった結果、多様な働き方が実現
ワクフリは業務改善コンサルティングや、クラウドソフトの導入支援を行う会社です。企業様の業務効率化をサポートしている私たちですが、以前は社内業務にアナログな部分も多くありました。
しかしコロナ禍による在宅勤務へのシフトをきっかけに社内業務の改善を行った結果、さまざまなメリットが生まれました。
たとえば、対面で行っていた営業・サービス提供。オンライン面談に移行したことで業務効率が良くなりました。また、MA（マーケティングオートメーション）ツールやウェビナーを活用し、マーケティングをデジタル化。Webからの問い合わせ件数の増加や、見込み客の見える化につながりました。
また各個人のタスクの進捗確認のために定例で朝会・夕会を始めたことで、組織内の連携がよりスムーズになったと感じます。
特に影響が大きかったのは、在宅勤務の導入によって多様な働き方を受け入れられるようになったことです。育児などで出勤するのが難しい社員が働きやすくなり、住んでいる場所に関係なく積極的に採用できるようになりました。
業務同士のつながりを意識し、完成されたプラットフォームに
ワクフリではすべての業務はつながっていると考えています。業務改善は一部の業務に注目するのではなく、俯瞰的にとらえて進めることが大切です。
社内の仕組みづくりでは、転記作業をなくし業務を標準化することを意識しています。顧客情報をすべてクラウド下に置くことで、社員全員が売上や案件の進捗状況を把握できるようになり、個人タスクの見える化もできます。
このような仕組みは、週5日出勤から在宅勤務への移行を可能にした要因の一つでしょう。
業務フロー改善から生まれた、Great Sign×kintoneのAPI連携機能
バックオフィスの業務フローを整備する中で、既存のSaaSの仕様やAPI連携に課題を感じていました。すべてのSaaS製品同士が連携できるわけではなく、そもそも他の製品と連携できないものもあります。kintoneとGreat Signもその中の一つでした。
CSV連携などさまざまな方法で改善を試みましたが、応急処置的な対応になり、どうしても属人化や工数の削減に課題が残りました。そこで、SaaS製品同士の連携に取り組むことにしました。
「SaaStainer」を運営するStrategIT様の設計・開発のもと、3つのアプリを企画しました。
その一つが、今回のテーマである「Great Sign×kintoneコネクター」です。
kintoneで契約担当が情報を登録すると、Great Signに自動連携されます。Great Signで法務担当の承認後、契約相手先に契約書が届きます。そして先方が締結すると、kintoneのステータスが締結済みに自動更新されるというものです。
コミュニケーションコストの削減と、各ツールへの転記作業をなくすことができました。
【第四部】クロストーク
今回のセミナー内容に関する6つのトピックについて、登壇者3名によるクロストークを行いました。
kintoneとGreat Signを連携させるメリットは？
髙島：
契約プロセスにおける転記ミスや作業工数を削減できることです。kintoneとGreat Signを連携させることで転記作業が不要になり、契約業務を効率化できます。
kintoneのバックオフィス業務の具体的な利用例は？
大南さま（以下、大南）：
契約関連業務はもちろん、FAQ管理にも活用していただけます。
たとえば、年末調整や健康診断のタイミングで毎年同じ質問を社内から寄せられ、お困りの人事・総務担当の方もいらっしゃると思います。kintoneで作成したFAQを共有しておけば、質問をする側・される側両者の負担を軽減できるはずです。
また、紙やExcelで管理していたり属人化している業務は、kintoneに置き換えると特に便利です。
今までと仕事を行う環境が変わる際にうまくいく会社と失敗する会社の違いはどんな点？
髙島：
社内のシステム導入・改善は、工数がかかり負担も大きい分野です。大企業には専門チームがあったりしますが、中小企業に専任の方がいることはあまりないので、誰かが通常業務を行いながら取り組むことがほとんどです。そのため、業務改善に割ける時間が確保できず間延びしたり、新しいシステムが社内へ浸透せずうまく進まないことがあります。
改善がうまくいく組織は、トップダウン方式や、わたしたちのような外部業者と一緒に取り組む意識をもっている企業さまです。「頼んだからあとは任せる」という意識ですと、認識のズレが生じたり、新しいシステムへの理解が不十分なままで終わることが多くあります。クライアントさまも、自社のことを理解した上で共同でプロジェクトを進める姿勢が大切です。
電子帳簿保存法以外に今注目している制度変更等の動きはある？
電子帳簿保存法に対して一番多い問い合わせは？
自社内での電子帳簿保存法の取り組みは？ などについて下記セミナー動画でご紹介中！
まとめ
電子帳簿保存法へ対応しているGreat SignとkintoneのAPI連携により、バックオフィス業務の効率化を実現しやすくなりました。
自動連携によって手作業での転記が必要なくなり、人為的ミスの防止やコミュニケーションコスト削減につながります。
バックオフィスの環境構築・導入支援は、ぜひお気軽にワクフリにご相談ください。
（執筆： 橋本 恵梨奈 ／ 編集：PRライター ひのりほ）
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