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【セミナーレポート】
コンテンツマーケティング×業務改善
属人化しない仕組み作りと業務フローの見直しでWebサイトから成果を出す方法

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。

 

・Webサイトから成果を出す仕組みをつくりたい

・業務の属人化を解消したい

 

このようなお悩みを持つ企業さまに向けて、2022年6月22日(水)に「【コンテンツマーケティング×業務改善】属人化しない仕組み作りと業務フローの見直しでWebサイトから成果を出す方法」を開催しました。

 

第一部ではサイトエンジン株式会社様より、継続的にコンテンツからリード獲得するための考え方と方法について、第二部ではワクフリより脱属人化の重要性と業務効率化の進め方についてお話させていただきました。

 

【第一部】
Webサイトで成果を出す鍵は’仕組み化’にあった!
チームでコンテンツマーケティングを成功させる方法

サイトエンジン荒井さまより、Webサイトにおけるコンテンツマーケティングの重要性と継続して成果を出すための仕組み化についてお話しいただきました。

Webサイトからリードを獲得するためには、サイト内でユーザーのニーズに沿った有益なコンテンツを発信する必要があります。ニーズを理解するためには、ユーザーがサイトに流入したきっかけや理由を考えることが重要です。

 

継続的にコンテンツマーケティングを行うためにはいくつかのポイントがあり、その一つとして”属人化を防ぐための情報共有”が大切であることをご説明いただきました。

 

【第二部】
業務効率の最大化!
実現するための手法と属人化をなくす最適な業務フローの作り方

弊社下坂より、脱属人化のメリットと属人化解消のステップについてお話しさせていただきました。

業務の属人化を放置するリスク


・顧客の引き継ぎに時間がかかりすぎる

・特定の社員しかできない業務がある

・社内の情報共有がうまく行っていない

 

このようなお悩みを抱える企業さまも多くいらっしゃるかと思いますが、これらは業務が属人化しているサインです。

属人化した状態を放置するとリソース不足による社員の意欲低下・流出、社員の病欠・退職による業務の停滞、情報共有不足に起因する顧客の信用失墜といった問題に繋がる恐れがあります。

 

業務が属人化していない組織の特徴とメリット

 

属人化解消のためのステップ

効率化のためにいきなり新たなツールを導入すると、工数削減に繋がらなかったり、運用が定着化しないなど、自社にとって不要なツールを契約してしまう場合があります。

業務改善は、適切な手順で進めることが重要です。

 

1.目的整理

業務改善は、目的ではなく手段にすぎません。まずは会社や社員のあるべき姿を明らかにし、【なぜ業務改善に取り組むのか】という目的を整理します。

 

2.業務整理

現場の業務を整理し、フロー図を作成します。あるべき姿と現状のギャップを明確化することで、課題点を洗い出します。

〜ワクフリ流・業務整理のポイント〜

 

・情報の粒度を揃える

各業務の詳細は、大枠で聞きすぎず、細かく掘り下げすぎないことが大切です。

 

・“トリガー”と“HOW?”

【その業務が発生するきっかけ】と【実際にはどのように対応しているのか】を整理すると、業務フロー図の作成や課題の抽出に大いに役立ちます。

 

・些細なことにとらわれすぎない

発生頻度の少ないイレギュラーな業務にとらわれすぎると、業務フロー図が複雑になってしまいます。

 

・当たり前・社内常識を疑う

「目的は分からないけれど昔からずっとやっている」という業務は、実は不要な場合があります。

 

3.企画立案

目的と現状を整理できたら、そのギャップを埋めるための改善案を検討します。

新たなツールを導入する場合は業務フローも変更する必要があるので、新規フローやルール構築、マニュアル作成を実施します。

 

4.標準化・共有

PDCAサイクルを回しながら新たな業務フローを標準化し、社内で共有しましょう。

ワクフリの業務改善では、改善前と改善後のそれぞれの段階で業務フロー図を作成します。客観的な視点から見つかった問題点や、フローを変更したことによるメリットなども記載しておりますので、社内での共有にご活用いただけます。

 


まとめ

Webサイトから継続的に成果を出すためには、以下の3点を意識しましょう。

 

・コンテンツを管理するルールを定める

・Webサイトから得たデータの活用方針を共有する

・リソースを確保するために、ムダやムラのある業務をなくす

 

目指すべき姿の明確化と現場の把握が、属人化脱却の第一歩です。

業務整理・業務改善支援は、ぜひお気軽にワクフリにご相談ください。

(執筆: 橋本 恵梨奈 / 編集:PRライター ひのりほ)

 

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