ワクフリの「業務整理って何？」〜社内業務整理の例〜
目次
皆様こんにちは。
クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、
株式会社ワクフリです。
今日はワクフリの「業務整理」についてご紹介いたします！
ワクフリでは業務効率化のためにまずは「業務整理」から取り組むことをおすすめしており、セミナーでもよく業務整理についてお話しておりますが、
「業務整理ってどんなふうに進めていくの？」
「具体的に何をするの？」
と、ピンとこない方もいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、ワクフリメンバーが行った社内業務についての業務整理の様子を簡単にレポートしていきたいと思います。
業務整理はお客様の会社で行うだけでなく、ワクフリ社内でも行っています！
期間は大体3ヵ月に1回。
なぜかというと、社員や環境・提供するサービスが変われば業務フローが複雑になることがあり、その都度見直しが必要だからです。
PDCAを回すため、変更したフローがちゃんとまわっているかどうかの確認のためにもワクフリは3ヵ月に1回は業務整理を行っております。
お客様にも大体3ヵ月に一度は業務整理を行うことを推奨しております。
【今回の業務整理担当】
コンサルタント（福岡）：義村さん
コンサルタント（東京）：中島さん
コンサルタント（東京）：正門さん
※メンバーについての詳しい紹介はこちら
【今回の業務整理範囲】
・フロント業務
（コンサル・kintone開発等の業務を指します）
・バックオフィス業務
（会計・請求・給与計算・労務関係等の業務を指します）
【業務整理の大まかな流れ】
それでは見ていきましょう。
①まず社内メンバーを集めてオンラインミーティングを行います。
フロント業務メンバーとバックオフィス業務メンバーに分けてミーティングを行い、日々の業務フローについてヒアリングします。
今回は福岡メンバーのコンサルタント義村さん、東京メンバーのコンサルタント中島さん、正門さんに業務整理を担当してもらいました。
業務内容をヒアリングし、現状の業務を整理しながら、改善点を洗い出します。
フロント業務については「お客様からのお問い合わせ〜成約までの流れをスムーズにしたい」「業務整理・コンサルティング・ツール導入・補助金申請などパターンに応じた進め方について確認したい」「案件管理の方法を今一度確認したい」「ヒアリングの精度を上げたい」「工数の管理方法を工夫したい」などの課題が、
バックオフィス業務については「請求内容確認→請求書作成→チェックまでの体制を見直したい」「請求書発行タイミングを管理したい」などの課題が浮かび上がりました。
メンバーの話を聞きながらマインドマップにまとめていきます。
②ミーティング終了後、ヒアリング内容をもとにフロー図を作成します。
ヒアリング内容をもとに、各自の作業分担を再度確認していきます。
現状の業務の流れについて「この作業を行う意味は…？」「この作業はどのタイミングで発生する？」「なぜここでこのツールを使っている？」等、客観的に見て疑問に思うこともフロー図に記載していきます。
③後日、社内メンバーを集めてオンラインミーティングを行います。
ここでは、フロー図を見ながら業務についての認識が合っているかどうかの確認と、今後の改善提案をメインに行います。
属人化を防ぐために必要なルールや、必要に応じてツールの導入も提案します。
コンサルタントが客観的な目線で業務フローを見ることによって、日々忙しく業務をこなす中でなかなか自分たちでは気づけなかった意外な改善策も提案してもらえます。
意外な解決策にメンバーもびっくり＆納得です。
ここで出た課題をもとに作った新しいルールについて、この場で足りない情報は一旦持ち帰り、次回打ち合わせの際にルールを確定します。
④最後に、結果報告会を実施します。
ここでは、これまでのヒアリング内容を元に固まった新しいルールを社内で共有することがメインです。
新しいルールに最初は慣れないこともありますが、標準化したルールを徹底して守っていくことで業務が煩雑にならず誰にでも引き継げる状態を作り情報を可視化することに繋がります。
今回の社内業務整理を受けて、フロント業務担当メンバーからは
「普段抱えている課題をアウトプットする場を設けることができてよかったです。アウトプットすることで、一人で抱えていた問題がみんなで解決すべき課題となり、課題解決に向けてみんなで動けるようになったと思います。課題を見える化できました。」（kintone開発担当）
「自分のやっている業務が全体の業務の中のどの部分なのか客観的に理解することができました。それをもとに課題をどう改善していくかを考えられたので、ピンポイントで自分の業務について聞かれるよりも課題が見えやすかったと思います。」（フロント業務プロジェクトマネージャー）
バックオフィス業務担当メンバーからは
「改めて業務内容をヒアリングされることで、普段感覚で進めてしまっている作業を実際はどんな流れで行っているのかを再認識できる良い機会になりました。また、それをフローにしてもらえたので、作業のどこで手間がかかっているのかを把握でき、課題が見えてよかったです。」（バックオフィス担当マネージャー/クラウドサービス導入も担当）
という声が挙がっておりました。
以上、ワクフリの業務整理の流れの簡単なご紹介でした。
弊社では業務効率化を実現するために大きく分けて４ステップあると考えております。
①業務整理 ②標準化 ③共有化 ④効率化
その中でシステム導入は最後のステップになります。
基本的にメーカーや代理店では④のシステム導入から入ることが多いですが、①〜③が出来ていない中での効率化はなかなか難しいです。
ITツールを導入して業務の課題を解決したい！という方も、まず最初に業務整理を行い、本当にツールが必要なのか？社内ルールの整備で解決出来ないか？と考えてみて、それでも解決が難しいようであればITツール導入に踏み切っても良いかと思います。
もちろん適切なITツールの選定もワクフリが行いますので安心です。
貴社の社内業務の流れを深く把握した上でツール選定・導入を行ってまいりますので、「導入してみたけど社内の実態に合ってなかった…」「とりあえず導入したけど社内ルールに合わず使いこなせない」というような失敗を防ぐことができます。
冒頭でも申し上げましたが、逐一社内体制を見直し、業務効率をUPさせるためにも、大体3ヵ月に一度は業務整理を行うことがおすすめです。
まずはワクフリにご相談ください。
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