DX≠業務効率化｜2つの違いや業務改善の正しい手順を合わせて紹介
目次
DXによる業務効率化では、手作業の削減やリモートワークの導入により、生産性の向上やコスト削減が期待できます。効率化によって生まれた時間は、新たな価値創出に活用することが重要です。具体的には、新しいプロジェクトへの投資、社員のスキル向上、顧客体験の改善、データ分析による戦略的意思決定などが考えられます。
本記事では、業務プロセスの見直しや組織の再構築、業務効率化のアイディアについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
DX＝業務効率化でない
DXによる業務プロセスの改善やITツールの活用は業務効率化において重要ですが、DXの本質はビジネスモデルの抜本的な変革と新しい価値の創造です。
価値創造には、顧客体験の革新、データに基づく意思決定プロセスの確立、新しい収益モデルの構築が含まれます。DXは、組織全体のデジタル化を通じて、従来の枠組みを超えた新しい価値を生み出すことにあります。企業は単なる効率化にとどまらず、デジタル技術を活用して競争優位性を確立し、持続可能な成長を目指すべきです。
業務効率化とDXは関連しており、次の章では業務効率化がどのようにDX推進につながるかを詳しく解説します。
業務効率化がDX推進につながる理由
DXの推進は、デジタル技術の活用によって、従来の業務プロセスを根本から見直し、企業の業務効率化に直結します。その結果、以下のように業務時間の削減、柔軟な働き方の実現、業務スピードの向上など、多岐にわたる効果が期待できます。
業務時間の削減
デジタル技術を活用することで、データ入力や定型作業の自動化が可能になり、業務時間を大幅に削減できます。これにより、従業員は単純作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
実際、DXを推進できていると回答したした方に、「DX前と比べて毎月合計どの程度時間を削減できたと感じますか」と質問したところ、6割以上の方がDX推進により12時間以上の業務を削減できたと回答しています。
出典：HRzineニュース「DX推進による業務時間削減は月12時間以上が約6割」
柔軟な働き方の実現
DXの推進によって、クラウドベースの業務システムやコミュニケーションツールを導入できれば、場所や時間に縛られない働き方も実現します。在宅勤務やサテライトオフィスでの業務が簡単になり、通勤時間の削減や地方在住者の雇用機会拡大につながります。
また、通勤時間の大幅な削減は、個人の自由時間を増やし、健康的な生活習慣の確立や自己啓発の機会を広げます。こうした柔軟な働き方の実現は、ワークライフバランスの向上、および多様な人材の確保や離職率の低下も主なメリットです。
業務スピードの向上
DX推進では、ビッグデータ分析やAIを活用して、市場動向や顧客ニーズをリアルタイムで把握し、迅速な意思決定が可能になります。また、社内のコミュニケーションツールやプロジェクト管理システムの導入により、部門間の情報共有がスムーズになり、業務の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
例えば、営業部門の顧客の声を製品開発チームと即時に共有したり、財務部門の予算情報をプロジェクトマネージャーがすぐに確認したりすることで、組織全体の透明性が向上し、各部門が効率的に連携できます。これにより、問題の早期発見や迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進行速度が向上します。
業務効率化の手順
業務効率化を行う手順は以下の通りです。
- 業務プロセスの見直し
- 組織の再構築
- 業務改善施策の思考
- 業務改善施策に取り組む
ここでは、各手順に沿って詳しく解説していきます。
1．業務プロセスの見直し
業務効率化の第一歩は、ボトルネックや非効率な部分を特定し、改善の余地を見出すために現行の業務プロセスを詳細に分析することです。
例えば、定性的な業務の自動化やデジタルツールの導入により、人的エラーを減らし処理速度を向上できます。また、部門間の情報共有を促進するクラウドベースのプラットフォームの活用によって、コミュニケーションの遅延や情報分断の解消も可能です。
業務プロセスを見直して、何をどのように解消するのかを決めることで業務の流れはスムーズになり、全体的な生産性も向上します。
2．組織の再構築
DXを成功させるためには、フラット化とアジャイル組織の構築が重要です。階層を減らし意思決定のプロセスを簡素化することで、変化に迅速に対応できる柔軟な組織構造を実現できます。
フラット化により、中間管理職の層が薄くなり、トップと現場の距離が縮まります。これにより、現場の声が経営層に届きやすくなり、市場の変化や顧客ニーズに迅速に対応できます。また、従業員の自律性と責任感が高まり、自発的な行動や創造的な提案が生まれやすくなります。
アジャイル組織では、小規模チームで迅速にプロジェクトを進め、市場の変化や顧客ニーズに即応できます。縦割り組織の利害関係や文化の違いが障壁となることを避け、部門横断的な協力体制を構築できます。プロジェクトごとに最適な人材を柔軟に組み合わせることで、多様な視点や専門知識を融合させ、イノベーションを促進します。
3．業務改善施策を考える
社内業務を把握し、組織構造を再構築できたら、以下の8つの観点を意識して業務改善の計画を立てましょう。
| 廃止 | 業務をやめることはできないか？ |
| 削減 | 業務の頻度を減らすことはできないか？ |
| 容易化 | 業務を簡単に行う方法はないか？ |
| 標準化 | 業務をルール化して統一できないか？ |
| 計画化 | 計画的に短時間で実行できないか？ |
| 分業分担 | 仕事の負荷は適正かどうか |
| 同期化 | 業務をまとめて効率的に処理できないか？ |
| 機械化 | ロボットやAIを活用して自動化できないか？ |
4．業務改善施策に取り組む
社内でDXを推進する際には、従業員の同意を得ることが重要です。なぜなら、デジタルツールの操作方法を学ぶことに抵抗を感じる人もいるからです。
経営者からDX推進の意義を説明することで、従業員に本気度が伝わり、同意を得やすくなります。また、従業員の同意を得た後は、DX推進部門を設置しましょう。
DX推進部門は、デジタルツールの導入や運用に関する質問に対応する部門です。DX推進部門を設置することで、混乱を避けながらDX推進を進めることができます。
業務改善に取り組んだら、その効果を検証し、PDCAサイクルを回して継続的に改善していきましょう。
業務効率化のポイント
始めやすいものから
DX推進の第一歩は、日常業務の効率化、つまり業務プロセスのデジタル化に着目することです。データ活用基盤の整備はこの効率化を実現する鍵です。
たとえば、紙ベースの文書管理をクラウドシステムに移行したり、手作業での集計をAIによる自動化に置き換えたりすることで、作業時間を大幅に削減できます。また、部門間のデータ共有を促進することで、意思決定の迅速化や業務の透明性が向上します。
日常業務のデジタル化は、効率化を超えて企業全体の生産性向上と競争力強化の基盤となります。ただし、業務効率化だけでDXが終わってしまうと、企業価値向上という本来の目的には到達できません。
社員とリーダーの育成
業務効率化を持続的に推進するためには、社員に最新のデジタル技術やツールの使い方を学ぶトレーニングプログラムを提供することが重要です。プログラムでは、操作方法だけでなく、各ツールの特性や活用シーンについても深く理解することができます。
リーダーシップトレーニングを通じて、デジタル推進役を育成し、各部門でDXをリードさせるのも効果的です。推進役は、技術的な知識だけでなく、変革に伴う組織の課題や抵抗を乗り越えるスキルも身につけることで、組織全体でDXを推進する重要な役割を担います。
また、繰り返し学べる研修方法や外部専門家によるワークショップなど、多様な学習機会を提供することで、組織全体のデジタルリテラシーの向上が図れます。
業務効率化のアイディア
RPAで事務作業を自動化
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型業務を自動化し人的ミスを減少させるだけでなく、従業員の時間を創造的な業務に使える環境を提供します。これにより、イノベーションの促進や新規事業の開発が進み、企業の競争力が強化されます。
一方、BI（ビジネス・インテリジェンス）ツールは、大量のデータを瞬時に分析し視覚化することで、経営判断のスピードと精度を向上させます。これにより、従来は専門家しか扱えなかった複雑なデータ分析を多くの従業員が利用でき、部門ごとの迅速な意思決定が可能になります。
さらに、RPAで自動化されたプロセスから得られるデータをBIツールでリアルタイムに分析することで、業務プロセスの継続的な改善が可能となり、コスト削減と効率化の相乗効果が生まれます。
高度なデータ分析による顧客行動の予測
AIやディープラーニングは、人間の能力を超える高度なデータ分析と予測が可能です。例えば、顧客行動の分析では、従来の統計手法では捉えきれなかった微細なパターンや傾向を識別できます。これにより、個々の顧客の嗜好や行動を深く理解し、最適化されたマーケティング戦略を立案できます。
また、サプライチェーンにおける需要予測の精度が飛躍的に向上することで、在庫管理の最適化やコスト削減が実現できます。需要予測の向上は、在庫の過不足の削減だけでなく、生産計画の効率化、物流の最適化、さらには環境負荷の低減にも寄与します。
オンラインストレージでデータを同期
オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存するサービスです。その大きな魅力は、データの自動同期機能です。複数のメンバーが同時にデータを編集する際、手間がかかるデータの送受信や最新版の識別の問題を解決できます。
オンラインストレージを使用すると、常に最新のデータが保存され、複数のメンバーが同時に編集することが可能です。もしデータをメールでやり取りしているなら、オンラインストレージの活用をおすすめします。
ナレッジを共有
ナレッジ共有ツールを利用してマニュアルやノウハウを共有することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じように業務を遂行できるようになります。
また、職場で活躍している従業員のノウハウを共有することで、他の従業員の人材育成にも役立ちます。
チャットボットを活用して一次対応を自動化
チャットボットは、自然な会話ができるソフトウェアロボットです。ユーザーが質問を入力すると、その内容に適した回答を自動的に返してくれます。よくある質問に対して自動で回答できる仕組みを整えることで、オペレーター業務の負担を減らすことができます。
まとめ
DXの推進による業務効率化は手軽に取り組みやすく、業務プロセスの見直し、組織の再構築、人材育成を通じて、生産性向上とコスト削減などを実現できる手段です。しかし、DXの真価は単なる効率化を超えた、ビジネスモデルの変革と新たな価値創造にあります。
ワクフリは、業務効率化にとどまらず、組織全体の再設計を可能にするDXの支援サービスが特徴です。業務フローの可視化と改善提案から始まり、最適なデジタルツールの導入・開発支援まで一貫してサポートします。
さらに、組織体制の設計や社内人材育成にも注力し、DX推進に必要な社内の理解醸成と変革の担い手育成まで実現可能です。単なる業務効率化ではなく、企業全体のデジタル変革を目指したいとお考えでしたら、ぜひワクフリへお問い合わせください。
