クラウド契約書システム「Holmes」

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

今回は、Holmesのご紹介です。

Holmes公式サイトはこちら!

Holmesは、契約書に特化したデジタルワークスペースです。

契約書の締結だけではなく、契約書にまつわる全ての工程において、コミュニケーションを一元化します。

締結済みの契約書はもちろん、それについての契約書のドラフト、 コメント、社内承認の記録、添付ファイル、サマリーレポートまでが 一箇所に集約されているため、契約にまつわる全ての情報に簡単にアクセスすることができます。

「契約書=紙で作って、郵送をして、ファイルで保管する」

という、誰もが非効率だと思ってしまうシステムを変えることに挑戦したクラウドサービスです。

今回は、このHolmesの主な機能について紹介していきます。

当ブログは、弊社がいいな!と思ったクラウドサービスを独自に紹介するものです。
当ブログに情報を掲載する際には細心の注意を払っておりますが、万が一記載が不正確であったことにより生じたいかなる損害に関しても、当社は責任を負いかねます。ご了承くださいませ。
詳細はメーカー様公式サイトをご確認ください。

※2018年3月現在の情報です。

主な機能

1.一元化機能

Holmesでは、紙の契約でも、電子契約でも、契約書に関する全てのコミュニケーションを一元化できます。
社内レビューも、契約相手とのドラフトのやりとりも、見積書などの関連資料も、承認・確認者の履歴も、サマリーレポートも、契約書作成者の情報も・・全てHolmesで一元的に行ない、確認できます。
2.紙締結機能

Holmesは、紙の契約書も簡単にします。

操作はたった3ステップ
① 作成した契約書をダウンロード・プリントアウトして
② 紙の契約書にお互いが押印
③ 締結済みの契約書のPDFファイルをアップする
だけで完了します。
「電子契約を導入したい」ではなく、「紙の契約書を簡単にしたい」という多くの企業から寄せられる声を参考に、契約の締結は紙の契約書で行いながら、契約書業務を劇的に簡単にすることを実現しています。

締結後は、紙の契約書とそれに関する情報(サマリーレポート、関連ファイル、ドラフト、承認者、コメントなど)を一元管理することができます。

さらに、締結前・締結後の契約書は、API連携をすることなく、簡単に・容量を全く消費せずに、顧客管理システムと連携させ、いつでも直接アクセスすることができます。

3.Myテンプレート機能

Holmesでは、全て弁護士が作成した契約書を、「クラウド上で、直接」編集することができます。
契約書は現時点で300種類以上!

テンプレートは、取引に関するものはもちろん、管理部門の方のニーズに最大限応えるために、労務関係の各種書類や会社法関係の各種書類が取りそろえられています!
毎週新しい契約書が追加されているのもすごいところw(・o・)w
この「Myテンプレート機能」では、自社で既にお使いになっている契約書を、
Holmesテンプレート」と全く同じように、Holmes上で作成できます。
Myテンプレートに登録した契約書は、すぐに、何度でも、Holmes上でカスタマイズするだけで作成できます。
また、Holmesでは、その分野の専門家が作成したテンプレートも豊富です。
4.管理
Holmesでは、どこよりも管理にこだわります。
管理部門の方を悩ませていた手間はもう要りません。
・契約情報のエクセル入力
・契約の有効期限の管理
・役員や営業から、ある契約の内容の問合せをうけて、ファイルをひっくり返す作業
さらに、Holmesでは、契約書作成、チェック、締結の全ての過程で、
「誰で止まっているのか」を明らかにし、複雑な社内の契約書内部承認フローを、簡単に安全に行うことができるようになっています。
通常、承認を得るために、郵送や持参で部署間を回っていく契約書や、修正のやりとりで増えていく契約書ファイルも、URLを抽出して、承認を求める人に送るだけ。
クラウド上の契約書データを修正するだけなので、契約書ファイルが増えることもなく、変更した箇所も一目瞭然です。
さらに、より安全に契約書承認を行うために、「締結依頼ロック機能」を実装しています。
承認アカウントの承認がない限り、全てのアカウント保有者は「契約書締結依頼」を行うことができません。
これで、複雑で非効率的であった承認フローが、分かりやすく効率的になります。
以上、Holmesの主な機能のご紹介でした。
契約書作成は、作成、コピー、郵送、確認など、時間も手間も費用もかかる業務です。
その上、紙での保管となると、どの契約書がどこにあるかをすべて把握していない限り、すぐ確認することも困難です。
しかしHolmesはクラウド上にデータが保存してあるため、契約相手とのやりとり、関連資料、契約書作成者の情報まで、いつでもどこでも、すぐに確認できるので大変便利です。
さらにHolmesは、人の手で行うと発生する印紙代、郵送代、人件費などの支出の削減も可能にします。
ニーズにあわせた最適なプランをご用意しておりますので、
まずはお気軽にご相談ください(^v^)

ワクフリでは、Holmesの導入サポートを行なっております!

新しくHolmesの導入を検討されている方、

「紙での契約業務に限界を感じている」「もっと手続きを効率化したい」とお考えの事業者様は一度お問い合わせください。

導入〜その後の運用までワクフリがサポートいたします!

※2018年3月現在の情報です。

詳しい情報は、Holmes公式サイトより、ご確認ください。
リンクはこちら⇒(https://www.holmes-cloud.com/

【お問合わせ】

株式会社ワクフリ

info@wakufuri.com

chat work ID:wakufuri

092-600-4200

(092-600-4213でも繋がります♪)

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