クラウド勤怠KING OF TIMEで働き方改革に対応しよう！【年次有給休暇の 5 日以上の取得義務編】

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

2019 年 4 月から「働き方改革関連法」が施行されているのは皆様ご存知かと思います。

「働き方改革ってよく聞くけど、働き方改革にはどんなものがあるの？」

「企業はどんな対応をしたら良いの？」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで当ブログでは、

・働き方改革についての基礎知識

・働き方改革について企業が出来る対応（クラウド勤怠ソフト「KING OF TIME」を使った対応）

について、今回から5回に分けてご紹介して参ります。

 

第2回目は「年次有給休暇の 5 日以上の取得義務」についてです。

※第1回目の記事はこちら→クラウド勤怠KING OF TIMEで働き方改革に対応しよう！【勤務間インターバル制度編】

 

 

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働き方改革「年次有給休暇の 5 日以上の取得義務」について

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そもそも、年次有給休暇とは？
→法律で定められた労働者に与えられた権利です。

正社員、パートタイム労働者などの区分に関係なく、以下の要件を満たしたすべての労働者に、年次有給休暇は付与されます。

労働基準法において、労働者は、下記の2点を満たしていれば、年次有給休暇を取得することができます。

（1）半年間継続して雇われている
（2）全労働日の8割以上を出勤している

 

年次有給休暇は、働く方の心身のリフレッシュを図ることを目的としており、原則として、労働者が請求する時季に与えることとされています。

しかし、同僚への気兼ねや請求することへのためらい等の理由から、取得率が低調な現状にあり、年次有給休暇の取得促進が課題となっています。

このため労働基準法が改正され、2019年4月から、全ての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

（※厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署資料より）

 

法改正の６つのポイント

ポイント①対象者

・年次有給休暇が10日以上付与される労働者が対象です。

・法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の労働者に限ります。

・対象労働者には管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。

 

ポイント②年５日の時季指定義務

使用者は、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日（基準日）から１年以内 に５日について、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させなければなりません。

 

ポイント③時季指定の方法

使用者は、時季指定に当たっては、労働者の意見を聴取しなければなりません。

また、できる限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重するよう努めなければなりません。

 

ポイント④時季指定を要しない場合

既に５日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、使用者 による時季指定をする必要はなく、

また、することもできません。

つまり、

・「使用者による時季指定」、「労働者自らの請求・取得」、「計画年休」のいずれかの 方法で労働者に年５日以上の年次有給休暇を取得させれば足りる

・これらいずれかの方法で取得させた年次有給休暇の合計が５日に達した時点で、使用者 からの時季指定をする必要はなく、また、することもできない

ということです。

 

ポイント⑤年次有給休暇管理簿

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、３年間保存しなければ なりません。

時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後３年間保存しなければなりません。 （年次有給休暇管理簿は労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製することができます。

また、必要ときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えありません。

 

ポイント⑥就業規則への規定

休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項（労働基準法第89条）であるため、使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません。

 

罰則は？

上記のポイント②、⑥に違反した場合には罰則が科されることがあります。

ポイント②「年５日の時季指定義務」

【違反条項】労働基準法 第39条第7項

【違反内容】年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合

【罰則規定 】労働基準法 第120条

【罰則内容】30万円以下の罰金

 

ポイント⑥「就業規則への規定」

【違反条項】労働基準法 第89条

【違反内容】使用者による時季指定を行う場合 において、就業規則に記載していない場合

【罰則規定 】労働基準法 第120条

【罰則内容】30万円以下の罰金

 

 

その他

【違反条項】労働基準法 第39条 （第7項を除く）

【違反内容】労働者の請求する時季に所定の年 次有給休暇を与えなかった場合 

【罰則規定 】労働基準法 第119条

【罰則内容】6か月以下の懲役または 30万円以下の罰金

 

 

 

クラウド勤怠サービスKING OF TIMEには「働き方改革」に対応する機能が実装されていますので、年次有給休暇の 5 日以上の取得義務にも対応が可能です。

KING OF TIMEでの年次有給休暇の 5 日以上の取得義務に対応する機能の設定方法と、管理方法を解説いたします。

KING OF TIMEには、年間 5日以上の有休を取得できていない従業員を任意のタイミングで管理者に警告する機能が搭載されています。

 

・警告日を設定しよう

「有給休暇付与機能」を使用して有休 10 日以上付与された従業員が対象です。

年間 5 日以上取得できていない従業員がいた場合警告を表示し、 さらに、警告対象の従業員を一覧で確認することができます。 警告を表示するタイミングを任意で設定できます。

※本機能の対象となるのは 2019 年 4 月以降に 10 日以上を付与された従業員です。

 

「年次有休取得義務」画面の設定方法

1. 管理画面ホーム ＞ 設定 ＞ その他 ＞ ［働き方改革関連設定］ ＞ 「年次有休取得義務」をクリックします。

2. 「義務に対する警告」にて警告のタイミングを設定し、［登録］をクリックします。

 

 

・警告対象者を確認しよう

有休を年間 5 日以上取得していない従業員を確認します。

 

確認方法 管理画面上部の「全メニュー」をクリック ＞ 「働き方改革」をクリックします。

 

「年 5 日有休取得義務」のタブをクリックします。

 

以下のような従業員リストが表示されます。

 

※1（「期間、取得義務日数が変動するケース」の◆1 と同様） こちらは基本的な期間と取得予定日数です。 2019/01/01（＝第一基準日）～2018/12/31（＝終了日）の間に、 5.0 日（＝取得予定日数）の取得が必要。

現在は、4.0 日（＝取得済み日数）を取得している。

※2（「期間、取得義務日数が変動するケース」の◆4 と同様） こちらは前倒しで一部日数を付与した場合です。 2019/10/01（＝第一基準日）～2020/03/31（＝終了日）の間に、 3.0 日（＝取得予定日数）の取得が必要。

（→ 前倒しでの付与日～2019/10/01 間で、2.0 日取得している。）

現在は、1.0 日（＝取得済み日数）を取得している。

※3（「期間、取得義務日数が変動するケース」の◆3 と同様） こちらは、1 年以内に 10 日以上の付与が重複した場合です。

初めに 2018/10/01（＝第一基準日）に 10 日以上を付与し、 次に、2019/04/01（＝第二基準日）にも 10 日以上を付与している。

2018/10/1～2020/3/31（終了日）の間に、7.5 日（＝取得予定日数）の取得が必要。

（→ 18 ヶ月÷ 12 ヶ月×5.0 日＝7.5 日） 現在は、3.0 日（＝取得済み日数）を取得している。

 

警告対象の従業員が存在する場合、 ホーム画面の「対応が必要な処理」に「年 5 日有休取得義務」とアラートが表示されます。

こちらをクリックしても、警告対象の従業員リスト画面に遷移できます。

 

 

年次有給休暇の取得は労働者の心身の疲労の回復、生産性の向上など労働者・会社双方にとってメリットがあります。

年5日の年次有給休暇の取得はあくまで最低限の基準です。

5日にとどまることなく、労働者がより多くの年次有給休暇を取得できるよう、環境整備に努めましょう。