2022.11.14

【セミナーレポート】テレワーク導入をこれから進めるあなたへ！押さえておくべき『人事・労務・システムへの対応』とは？〜明日から使える実践のコツもご紹介!〜

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。

・これからテレワークを導入するにあたり、具体的にどのように進めれば良いのか分からない

・テレワーク開始によって発生するであろう人事・労務課題に備えておきたい

・テレワークを快適に開始するために必要となるシステム環境整備全体の進め方を知りたい

このようなお悩みを持つ企業さまに向けて、2022年10月17日(月)に「テレワーク導入をこれから進めるあなたへ！押さえておくべき『人事・労務・システムへの対応』とは？」を開催しました。

第一部では株式会社SmartHR様より、テレワーク導入による企業競争力の高め方とペーパーレス化について、第二部ではワクフリより、テレワーク導入に向けたプロジェクトの進め方とポイントについて、そして第三部では株式会社CAQNAL様より、テレワーク導入における3つの壁とその乗り越え方についてお話しさせていただきました。

【第一部】

新しい働き方で実現する、企業競争力の高め方〜ペーパーレス化による業務効率化から組織の見える化まで〜

SmartHR 春花様より、企業がいまテレワークを導入すべき理由と、人事労務業務を中心としたテレワーク導入の方法についてお話しいただきました。

近年、企業を取り巻く環境は大きく変化しており、労働生産性の向上が求められています。採用面においては、従業員にとって転職がより簡単に、企業側の人材確保・採用はより難しくなっているのが現状です。

また、組織における働き方の多様化が進んでいることから、従業員にとって働きやすい環境をつくることが人材確保において重要視されています。

そこで、企業競争力を高める手段としてテレワーク導入が一つの鍵となります。

テレワーク導入のためにまず取り組むべきことは、既存の業務を見直し、効率化することです。
クラウド人事労務ソフト「SmartHR」では、クラウド上にデータベースを作成することで煩雑な情報をペーパーレス化し、テレワーク導入の障壁を乗り越えるサポートができることをご説明いただきました。

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【第二部】
テレワークを実現するための”仕組み作り”と”システム設計”！正しい手順とは？

ワクフリ髙島より、テレワーク導入に向けたプロジェクトの進め方と、そのポイントについてお話しさせていただきました。テレワーク導入などのDXプロジェクトは、適切な手順で進めることで成功率が上がります。

【プロジェクトを進める手順】

解決する課題を決定する
プロジェクトの目的と責任範囲を決定する
スケジュールを引き、マイルストンを決定する
成果物を決定する
体制と役割を決定する
プロジェクトのルールを決める

【特に重要なポイント】

・体制と役割を決定する

プロジェクトマネージャー（PM）を中心に、関与するチーム内の体制および役割を明確にしましょう。DXプロジェクトを社内で実行する場合、十分なリソースを割けるかどうかもよく検討し、難しい場合は外注するという手段もあります。

・ビックバン型よりも段階型で取り組む

業務を切り替えたり、新たにシステムを稼働させる際は対象範囲を極力小さくしましょう。はじめから100％を目指さず、できるところから段階的に進めることで、下記のメリットがあります。

ー効果が出やすい
最初に得られる効果は小さいが早期の実現が可能

ーリスクのコントロールが容易
課題が出る範囲を特定できるため、トライ＆エラーを行いやすい

ー現場の負荷が少なくなる
やるべきことを薄く、長く、分散できる

【サービス導入時の注意点】

社内のすべての業務は繋がっているため、部分最適ではなく全体最適という考え方が重要です。機能が重複したツールや不要なツールを導入しないためにも、下記に注意しましょう。

・事前に業務の流れを可視化するフロー図を作成し、業務整理を行うこと

・新ツールに求める機能を洗い出して要件を定義すること

DX化やテレワーク導入は、誰かに任せきりではなく、社員がプロジェクトを自分ごととして捉えて、組織全体で取り組むことで成功に近づきます。

【第三部】これだけ押さえよう！テレワーク導入時における期待される効果と労務上の注意点について

CAQNAL 中島様より、テレワーク導入における3つの壁と、その乗り越え方についてお話しいただきました。

一つ目はコミュニケーションの壁です。社員間の情報共有や意思疎通の減少、またコミュニケーション量の減少によって帰属意識の低下が起こり得ます。

二つ目はセキュリティの壁です。業務場所がオフィス外に広がることでセキュリティリスクが高まるほか、既存のセキュリティポリシーが実態と合わなくなる可能性があります。

そして、三つ目はマネジメントの壁です。労働状況の不透明化によって過重労働などの労務リスクが発生したり、従来の評価観点での人事評価が困難になったりします。

セミナー内ではこれら3つの壁を乗り越え、運用・定着させるために着目すべきポイントについてもご説明いただきました。

【第四部】三社対談

リモートワーク導入によってどのようなメリットが生じましたか？逆に課題が生まれた場合、どのように乗り越えましたか？

・メリット
中島：
家庭の事情などで出社しづらい状況になり、以前であれば退職という選択を選ばざるを得なかった方々が、社内のワークスタイルが柔軟になったことで、働き続けられるようになりました。企業側からしても人材確保の観点で大きなメリットだと思います。

春花：
IT業界はエンジニア人材の獲得競争が激しいのですが、テレワークを導入したことでエンジニアからの感触が良くなりました。また出社しなくても働けることで、採用の範囲を全国に広げられました。

髙島：
弊社も同様に採用面に大きく影響がありました。以前は本社がある福岡県に在住している方を採用することが多かったのですが、全社でテレワークが可能な体制を整えたため、全国各地から応募してもらえるようになりました。特に業務委託のメンバーの採用に良いインパクトがあったと感じています。

・課題と乗り越えた方法

中島：
コミュニケーション回数の担保と質の向上が課題なので、現在、入社したばかりのフルリモートで働く労務担当とともに実験をしている段階です。

春花：
社員へのアンケートの回答で、帰属意識の低下や孤独感を感じているという意見があったため、意識的に雑談の時間をとるようになりました。具体的には会議前に5分間のアイスブレイクを行ったり、週に数回、30分間の雑談専用の時間を設けたりしています。

髙島：
働いているところが見えなくなり、社員の状況を把握しにくくなったため、朝会・夕会というミーティングを取り入れました。朝会では今日のタスクを共有し、夕会では進捗を報告するようにしています。
また雑談が減ったことで、信頼関係を構築しにくいという課題もありました。そこで、人に話しかけやすい環境づくりのためにバーチャルオフィスを導入し、現在は定着に向けて取り組みを進めています。