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月末の締め作業が自宅で完了!バックオフィス業務もペーパーレス化を進めよう

皆様こんにちは、株式会社ワクフリです。

昨今のコロナ禍で、多くの企業がテレワークを導入し始めました。

しかし、庶務・総務・経理などのバックオフィス担当者はなかなか出社の日数を減らせずにいるとの声を聞きます。

出社の日数を減らせない理由として下記のようなものがあります。

①タイムカードや請求書などを紙で管理しているので事務所に行かないと必要な情報が分からない

②在宅勤務だとなかなかコミュニケーションが取れず、担当者に直接確認しなくてはいけないことが多い

③経費精算や給与明細の管理を紙で行っているので出社して印刷しないといけない

このような状態だと、今後もしコロナがなかなか収束していかない場合でも、会社に出社しなければならないですね。

 

ワクフリでは、クラウドサービスを活用して、4月以降継続してテレワークを行っています。(※10月からは週1日出社)

月末月初の勤怠・給与締め作業や月次の会計処理も全て自宅で行っております。

なぜそんなことが出来るのか?

ワクフリが行っている月末の締め作業を一部ご紹介いたします!

【請求】
請求についてはマネーフォワードクラウド請求書・MF KESSAIを利用して請求書を作成しています。

kintoneで「予算管理」「案件管理」のアプリを作成しており、各案件の担当者が必要情報を全て入力しているので、情報の共有が日頃から出来ており、経理担当者はkintoneさえ見れば請求書を作れるという環境が整っています。

作成した請求書の請求情報はそのまま自動でマネーフォワードクラウド会計に取り込まれます。

 

【経費精算】

社員の経費精算はマネーフォワードクラウド経費とSTREAMEDを使って行っています。

全てオンラインで経費申請→精算までが完了するため、紙の領収書を受け渡しする手間が不要です。

マネーフォワードクラウド経費を使うとスマートフォンから簡単に経費申請が出来るので、慌てて月末にまとめて溜まった領収書を提出…ということもなくなります。

STREAMEDを使って領収書をスキャンすると、領収書データ自動で記帳されるため、経理担当者が手入力でデータを打ち込む必要がなくなります。大量の領収書があるときなど特に助かっています。

マネーフォワードクラウド経費、STREAMEDのデータは自動でクラウド会計・給与に連携されます。

 

【勤怠・給与】
社員の勤怠はクラウド勤怠サービスの「king of time」を利用しています。スマートフォンから勤怠打刻ができ、全社員の勤怠データをオンラインで確認・管理することができます。

「king of time」上で締めた勤怠データはマネーフォワードクラウド給与に連携できます。これにより転記や計算ミスが防げます。

給与計算のデータもマネーフォワードクラウド会計に自動で取り込めますので、月末の締め処理は10分ほどで終わることも多いです。

給与明細も全社員がマネーフォワードクラウド給与でオンラインで確認しています。ワクフリでは紙で明細を渡すということがありません。

 

上記で紹介したツールは一部です。この他にもワクフリでは契約書管理や名刺管理、ファイル共有、コミュニケーションツールなどを組み合わせて活用しています。

 
 

withコロナ時代のコミュニケーションツールについて、弊社代表髙島のインタビュー記事はこちら

 

講談社 現代ビジネス「マネー現代」

Zoom、Slackはオススメしない?「テレワーク」ツールの選び方

※2020年5月公開の記事です。


 

テレワーク環境を整備するためには、これまで紙で行っていた作業をできるだけデータ化し、ペーパーレスな環境を構築していくことが大切です。

これまで紙で管理していたり、担当者に属人化してしまっていたりする情報も、クラウドサービス内で管理すれば、オフィスに出社しなくてもリアルタイムで社員間での情報共有が可能になります。

もう書類の山や分厚いファイルから必要な書類を探すという手間も不要になります。

「毎月月末と月初は締め作業に追われて他のことまで手が回らない!」とお悩みのバックオフィス担当者様に特にオススメです。

しかし、ただクラウドサービスを導入するだけではうまくいきません。

ワクフリでは、まず御社の業務フローにおける改善点を洗い出す「業務整理」からスタートいたしますので、何にフォーカスするかがはっきり理解できるようになります。

サービスの流れとしては、現在の業務を標準化するための「業務整理」からスタートし、業務の標準化・共有化、業務の効率化という順序であり、この効率化というステップでツールの導入を行っていきます。

属人化してしまったルールをしっかりと棚卸しし、標準化したうえでシステムに載せる、ということが可能です。

その後にコンサルティングやITツールの導入支援を行いますので、ただツールを導入して終わりでなく、ツールの利用が社内できちんと定着するまで伴走型のサポートを行わせていただきます。

貴社のお悩みに対し、ITがどのような役割を担えるのか、0ベースでご提案することができます。

何か新しいきっかけを必要とされる場合や、バックオフィスの非効率に不満をお持ちの方は、漠然とした状態で結構ですので、まずは一度、弊社にご連絡くださいませ。

弊社のサービスについて、オンライン説明会を随時開催しております。
貴社に必要なツールやシステムをご提案させていただきます。
詳細をご希望の場合は、まずはお気軽にご相談ください。

 

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