「とりあえずシステムを導入してみた」ときにありがちなこと3選

「とりあえずシステムを導入してみた」ときにありがちなこと3選

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

働き方改革が叫ばれる昨今、どの企業においても「業務効率化」「社内の情報共有のスピード化」が急務となっています。

特に最近はコロナウイルス対策のためテレワークを開始する企業も増えており、どの企業も「遠隔でもスムーズに業務が進められるように」「会社に滞在する短時間の間でより効率的に業務を進められるように」さまざまな工夫をしているのではないでしょうか?

業務を効率よく進めるために、考えられる方法はいくつかあります。

【パターン①】新しく社員を雇う

【パターン②】業務のやり方そのものを変える

【パターン③】課題を解決出来そうなシステムを導入

 

しかし現実では

【パターン①】新しく社員を雇う

→人件費が捻出できない…採用活動に割く時間も限られている

特に、少人数の中小企業にとっては1人アルバイトを雇うということだけでも資金面・採用活動ともに大きなハードルがあります。

 

【パターン②】業務のやり方そのものを変える

→業務のやり方そのものを変えるということはこれまで当たり前に続けてきたやり方を一度見直すという非常に良い機会となりますが、いざ1からやり方を変えるとなると、意外と何がボトルネックなのか分からなかったり、現場のメンバーだけで議論を進めても客観的な視点で見ることが出来なかったりすることがあります。

結果として新しい業務の進め方を実行するまでに予想以上の時間がかかることも。

 

そこで多くの方がパターン③の「課題を解決出来そうなシステムを導入」を選択されるのではないでしょうか。

自社に合ったシステムを新しく開発し、導入するというパターンはとても多いです。

「自社の業務フロー上必要な機能を全部詰め込んだら開発費用が莫大になってしまった…」というケースもありますが、

最近では費用も安く高機能なクラウドサービスも多数出ているので、中小企業・小規模事業者の方はまず最初にクラウドサービスを選択されることも増えています。

「初期費用がかからず安価で導入できた!」「欲しい機能が付いているからこれで何とかやっていけそう!」と喜んだのもつかの間、予想外に発生してしまうのが以下の問題です。

 

 

とりあえずシステムを導入したときにありがちなこと3選

①本当にこのサービスで良かったのか不安になる

→最近は本当に数多くのSaaS系サービスが世の中に溢れています。

例えば会計ソフトだけでも何十種類もありますし、会計だけでなく勤怠、労務系のサービスを見るともっとたくさんのサービスがあり、全てのサービスでなんと4000種類ほどあると言われています。(2018年7月末時点「ボクシル」掲載サービス数)

ひとつひとつ検索し、比較し、情報を精査するだけでもかなりの時間が必要になります。

「出退勤の機能がほしかったからこのサービスを選んだけど、A社が出しているこっちの勤怠サービスのほうが良かったんじゃ…?」「あれ、費用面重視で選んだけどトータルで見たらあっちのサービスのほうが良かったかも…」など、

導入が終わったあとにいろいろな不安が出てくることもあるでしょう。

 

②導入したものの、使いこなせない

→「多機能だからこれにしよう!」とサービスを選んだものの、いざ使うとなるとどこにどの機能があるか分からない…この機能はいつ使うのか分からない…ということもありえます。「FAQを見ながら設定を進めても時間がかかるし、作業がストップしてしまいがちで導入する前よりも作業効率が悪くなってしまった」という悲しい声も…

社内にITに強い人材がいる場合は早急に対処出来る場合もありますが、そうでない場合は初期設定・運用の段階でつまづいてしまうこともあります。

 

③非効率なやり方をそのままシステムに落とし込んでしまう

→これは自社の業務フローに合わせてシステムを開発したときにありがちな話ですが、そもそも現状の業務の流れが非効率な場合、それを踏襲したシステムになるため根本的な解決策にならないことがあります。

業務の流れが非効率な状態のままシステムを開発し、必要以上に機能を搭載した場合、現場のスタッフにとって使いづらいものになってしまうことも。

また、開発費用がかかっているため多少使いづらいと感じても簡単に変更することが出来ず、不便な思いをしながら無理に使い続けることになります。

これではせっかく費用と時間をかけてシステムを導入しても根本的な解決にはならないでしょう。

 

 

ワクフリにクラウドサービス導入を依頼するとどうなる?

上記のようなお悩みが発生する前に、ワクフリにご相談いただけるとこんなことがあります。

 

■クラウドサービスを導入する前に、まずは業務を整理するところから開始いたします。

ワクフリの専門スタッフが御社のオフィスに伺い、御社の業務内容を整理、課題を洗い出すミーティングを行います。

その際、管理者・担当者の方だけでなく現場スタッフやアルバイトの方に同席いただく場合もございます。現場で何が課題になっているのかヒアリングせていただきます。

皆さんがどこを改善したいと考えていらっしゃるのかを洗い出す重要な場です。

(※遠隔地の場合はオンラインにて行う場合もございます。)

このミーティングにて現状の業務の流れを整理し、全体像を把握いたします。

 

■初期調査資料を作成いたします。

ミーティングにてヒアリングした内容を後日ワクフリスタッフがまとめ、調査資料として提出いたします。

資料には御社の対象業務全体の流れをわかりやすくフロー図にしたもの、フロー図の中の項目をさらに細かく分解して各従業員様が抱えるタスクまで可視化した状態のものを掲載しています。

対象業務をフロー図にし、業務改善をご提案いたします。

 

■業務手順を共通化し、ルールを社内に共有いたします。

そもそも課題となっている業務のルールが定まっていない場合、対応出来るのは担当者だけ、担当者がいないと業務がストップしてしまうということもあります。

業務の属人化を防止するため、業務手順の共通化を行います。共通化したルールを社内で共有します。

 

そして資料をもとに業務改善の優先順位や導入までのスケジュールを決定し、御社に一番合うサービスを選定、導入するのはそこからになります。

担当者の方とやり取りを進めながら初期設定や機材の購入代行などを行ってまいります。

 

■サービス導入後もしっかりサポートさせていただきます。

ワクフリはサービスを導入するだけで全て解決出来るとは考えておりません。導入してしっかり使いこなせるまでサポートすることが私たちの役割です。

私たちがクラウドサービスベンダー様と御社の間に立ち、運用が定着するまで一緒にサポートさせていただきます。

使い始めて出てきた具体的な疑問点、特殊な設定方法など、気になることは何でもご相談いただけます。

(※技術的なご質問についてはお答え出来ない可能性がございます。ご了承ください。)

ここまでやるので「とりあえず入れたけど使いこなせていない」「本当にうちに合っているのかわからない」というようなお悩みを防止することが出来ます。

 

 

クラウドサービスは、「業務フローが標準化されている」「アナログな手作業が発生している」「集計ミスなどの人的ミスが起こりやすい」ような業務を効率よく行うのにぴったりです。

クラウドサービスを導入することで、業務の効率化が実現できるだけでなく、手作業でやっていた無駄な工数を減らせる分、今まで忙しくて手が回らなかった業務や本当にやりたかった業務に注力できるようになります。

非効率な部分を減らすことによって従業員のモチベーションアップにもつながり、PDCAの回転率が上がることも。

実際にクラウドサービスを導入いただいた企業の方からも「従業員一人ひとりが業務改善の意識を持つようになった」「仕事のパフォーマンスが向上した」という、嬉しい声をいただいております。

「クラウドサービス導入」「システム導入」というと、業務の効率化や人件費の削減に目がいきがちですが、私たちが最終的に目指しているのは「従業員が皆楽しく働ける職場環境」です。

仕事の生産性が上がれば、「毎日の仕事が楽しい!」と思える人が増えるのではないかと私たちは考えています(^^)

 

働きやすい環境作りをお考えの方は、ぜひワクフリにご相談ください。

 

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