kintoneを社内で使えるデータベースにしましょう！

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。

＼運用活用できるデータベースをkintoneで作りませんか？／　

顧客データ、営業日報、見積・請求書フォーマット、売上データなど、個人のPCのExcelファイルで管理していませんか？kintoneにそのデータを入れて、情報を一元化することで仕事の生産性が上がります。

この記事では、Excel運用からkintoneを起点として業務を行うことでなにができるのか、Excelとkintoneの併用メリットについてを解説します。

kintoneでダッシュボードを作成できます！

（作成例）
上の図のように、出社したらまず開くダッシュボードを作成します。そこで頻繁に使用するアプリを作成・集約し、「ここを開けば社内のすべての情報にアクセスできる」という状態にします。

メリットは、情報を探す手間が省け、社内で情報の共有ができることです。

一つの情報を全体で共有、編集、閲覧、引き出しできる環境を作っておけば、共通の認識を持ち、同じ画面から仕事を開始する事で、チームが1つに結束するきっかけにもなります。

kintone導入には目的整理をし、業務整理が必須！確認する↓↓

全てのExcelファイルのデータをkintoneへ取り込みできます


これまでのデータを引き続き活用できるのか心配な方も大丈夫です。
kintoneは、今あるすべてのExcelファイルにあるデータをkintoneへ取り込むことができます。

kintoneではExcel、CSV形式のファイルのインポート／エクスポートが可能です。
また、kintoneへアップロードされたデータは、スタッフ全体がkintone上で編集できるようになります。
情報の追加もでき、これまで個人のPCに入っていて重くて開かなかったExcelから解放されます。
個人のパソコンの中にだけ保存され、社内の他のメンバーと共有させていなかった顧客情報をkintoneで管理することで、会社の共有財産として情報を活用する環境が実現できます。

kintoneに個人保管のExcelファイルのデータを入れてできること

kintoneは情報を保管する倉庫のようなもの。データを貯めることで、目的に応じた使い方が可能。
またクラウドならではのメリットがあります。

kintoneを導入すると脱Excel？
kintoneは情報の倉庫です。必要なデータをkintoneから抽出しCSV形式で出力すれば、Excelで加工ができます。kintoneでは大量のデータを一度に編集することはできませんが、そこはExcelを活用しましょう。

kintoneの方がExcelよりスムーズ！〜弊社支援クライアントさま事例〜

【事例1】
当初、社内で統一した見積書フォーマットを使用していたが、時間とともに個々がそれぞれ少し体裁を変えたものを使用。

→kintoneを導入したことでフォーマットを統一化。社内でも共通認識がもてた。

【事例2】
社内複数人で書類をチェック。Excelでチェック項目にレ点を入れて管理していたが誤操作でチェックが外れるというトラブルが頻繁に発生。

→kintoneでチェック項目を作成しワークフローを構築。ステイタスを「確定」にすることで、Excelで発生していたトラブルを防いだ。

ほかにもkintone活用事例が盛りだくさん！どのように効率化したのか見る↓↓

kintoneまとめ

Excel運用からkintoneを起点として業務を行うことでなにができるのか、Excelとkintoneの併用メリットについて解説しました。
まずは、kintoneの強みとkintoneとExcelの併用のメリットについて理解した上で、kintoneをどのように活用するのか考えてみるとよいでしょう。

また、kintone導入にあたり、まず目的整理・業務整理が大切です。

ワクフリはkintone認定資格を取得したスタッフが在籍。過去にもさまざまな業種を支援してきました。kintoneを活用した新しいワークフローの構築提案〜社内に浸透するまで伴走します。
これまでの支援実績をのぞいてみてください。ご連絡心よりお待ちしております。

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