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リモートワ ークの先輩に聞く!初めてのリモートワークを円滑に進めるための心得04

【Zoom】Vol.4 テレワークの先輩に聞く「オンラインミーティングを上手く進めるコツ」【Google Meet】

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

前回に引き続き、今回もテレワークの先輩からテレワークを円滑に進めるための心得を伝授していただきます。

今回は、テレワークをする上で欠かせない「オンラインミーティング」についてのお話です。

 

前回のブログはこちら→【Vol.1】テレワークの先輩に聞く!初めてのテレワークを円滑に進めるための心得

【Vol.2】テレワークの先輩に聞く!初めてのテレワークを円滑に進めるための心得

 

「テレワークに移行してからは対面でのリアル会議はほぼなくなり、ほとんどがオンライン会議で済むようになりました。坂本さんは普段どのようにオンラインでミーティングをしていますか?」

「自分がオンラインミーティングを主催することがほぼないので、基本は相手の指定したツールに合わせることが多いです。また、人数によっても使うツールが変わってきます。

とはいえよく使うツールはありますので、ケースごとに何パターンかご紹介しますね。

①2拠点以内の場合
普通に電話をかけて話します(笑)。なんやかんや言っても、電話が一番通話品質安定してますしね。資料は、事前にGoogleドライブで共有されている事が多いので、お互いにそれを見ながら、電話で打ち合わせするだけでほぼ事足ります。
ツールの操作説明等必要な場合は、Chrome Remote Desktopのリモートサポートを使います。

②3拠点以上の場合
LINEのグループ通話機能 + Googleドライブで資料共有というパターンが多いですかね。LINEのグループ通話って、結構品質が安定してて悪くないです。

③上記①②以外の場合
Google Meetを使います。

ここでポイントなのが、話とそれ以外の部分(資料共有等)を切り離してるというところです。

オールインワンのビデオ会議ツールって便利なんですけど、音が途切れやすかったり、何か若干不安定なんですよね。だからできるだけ分けてます。音声さえ途切れなければオンラインミーティングもさほどストレスがないですし。」

 

「↑上記の箇所についてお伺いなのですが、これは1つのミーティングの中で「みんなで話す時間」と「共有された資料に黙って目を通す時間」の2つに分けるというイメージでしょうか?」

 

「いえ、そうではなく、音声だけ別のサービスを使うという意味です。単に、Googleドライブの資料見ながら電話で話してるだけですね笑(急ぎのときはこうすることもある)」

「なるほど、理解いたしました!

あとLINE通話に関しては社用の携帯を持っていない人、LINEは使いたくないという考えの人はパソコンからGoogle Meetやzoomにアクセスするとスムーズですね。」

「そこは個人個人で好みがありますからね。状況に応じて判断していくと良いと思います。」

「あと、1拠点に複数人いる場合は、マイクにこだわった方がいいですよ。

色んな方向から音声が発せられるので、ノイズが混じって音が聞き取りにくいんですよね。

例えば、携帯電話のマイクなんかは指向性(ある特定の方向からの音声だけ拾う)が高いので、無指向性でノイズキャンセリング機能の付いたいいものを買ったがいいと思います。」

「マイクはいつもiphone付属のものを使っていたので、この機会にちょっと良いものを買ってみようかな…。」

「音質が綺麗になることでオンラインミーティングのストレスもだいぶ軽減されますよ!

「良いですね!」

「オンラインミーティングツール、最近はZoomが人気ですよね!」

「そうですね、あれも簡単に使えますよね。」

「 無料アカウントでも40分以内なら3人以上でミーティングできますし、画面共有機能、録画・録音機能、バーチャル背景設定などの機能も豊富で面白いです。」

「色んな機能がありますよね。ただ、こういう問題(セキュリティ上の問題の指摘)もあるので、設定を変更したり、リンク共有に気をつけたりしながらうまく使っていきたいですね。」

「詳しくありがとうございます!そうですね、便利なものではあるので利用の際はセキュリティ面に気を付ける必要がありますね。」

「それと1点、オンライン会議について補足いたしますね。」

「はい!どういったことでしょうか?」

「オンラインだと、いつでもどこでも簡単に会議が行えちゃうので、皆、感覚がルーズになって会議の開始時間が遅れたりしがちです。」

「それはありますよね…。ちょっと気が緩んでしまいがちというか。」

「はい、ですからそうならないように、事前に相手に時間厳守を促しておいたほうが良いかもしれません!」

「スムーズな進行のためにも自分が遅れないことはもちろん相手にも一言伝えておくと良さそうですね!」

 

ー坂本さんありがとうございました!

次回もまたテレワークについてのブログをアップしたいと思います。

お楽しみに(^^)

 

ワクフリではZoomの導入支援を行っています。

↑自社作成マニュアルより抜粋

社員の安全を守るため、効率良くミーティングを行うため、

今この時期だからこそ、オンラインミーティングツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

外出自粛の時期が終わり、通常通りの業務が開始しても大活躍すること請け合いです。

(ワクフリでも日頃からZoomを使い遠方のお客様と会議をしています)

導入についてのご相談・ご質問は、下記の総合お問い合わせフォームよりお願いいたします。

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