2022.08.31 更新

kintone開発・導入は一度失敗しました。でもチャレンジしたい。
言葉にならない要望を汲み取る ワクフリのヒアリング力に脱帽
残業1日1時間減＆直帰OKで 働きやすい環境づくりにも貢献

今回、有限会社ナカハラ電子サービスさまにてKintone開発に伴う業務整理（他ITツール導入）をさせていただきました。

目的：

• 転記作業の削減
• 情報共有を簡単にできるようにしたい
• 登録したデータを活用したい

課題：

• 紙が業務的に多かった
• 他者がやってる仕事の進捗が見えない
• 会社に戻らないと情報の確認や登録ができない

効果：

• 残業時間を1日に1時間削減
• 情報のやり取りもとてもスムーズに
• kintone開発・環境構築するにあたって社内コミュニケーションが増えた
• 現場で情報の確認ができ、他の現場スタッフの業務も見れる
• 空き時間を利用し出先で日報の入力が出来るため、会社に戻る必要がないので直帰もしやすくなった

【抱えている課題】

社内でのIT導入に関して前向きでない意見や過去の失敗を乗り越えて

2〜3年前から、kintoneに関する情報収集をしていましたが、弊社では使ったことはありませんでした。

そして、社内にITについて詳しい人が居ないこと・別の会社に依頼してkintoneの導入を試みたのですが上手くいかなかったことがあったので
【何がどう変えられるのか？どんなツールがあるのか？今の業務をどう変えていけば良いのか？】
が、まったくわからず不安でした。
「今までこれで出来ていたのだから変える必要があるのか？」と、IT自体に不信感を持っていたり、前向きではない意見もありましたね。

現場と社内での重複業務、顧客管理システムの不便さをkintoneで解決したい

弊社は現場で伝票を書いてから、伝票情報を再度社内の顧客管理システムに入力するという重複業務に時間を取られていました。また、顧客管理システムは社内でしか使用できない環境だったので、現場のスタッフは現地で顧客情報を見ることや、入力をすることができず不便を感じていました。

お客さまやメーカーからの進捗確認・お問い合わせがあるたびに現場のスタッフに逐一確認する必要があり時間を取られていたんです。

【課題への対応】

ナカハラ電子サービス様のご要望にお応えするため、弊社がkintone 開発において工夫した点を参考までにあげさせていただきます。

kintone導入によるメリット

・担当者が外出先からでも情報にアクセスできる！

（情報）担当の訪問先、訪問先の地図、アポイント日時、未訪問先、未完了先、対応履歴、部品の入荷状況、他スタッフの状況　など

（効果）帰社不要、電話問合せ不要、書類の持ち歩き不要

・外出先で入力できる！

（情報）訪問日時、症状、結果、説明内容、部品手配、次回訪問予定　など

（効果）忘れないうちに入力できる、アポイントまでの空き時間活用、直帰が可能になった

・内勤者が担当者外出時に状況把握できる！

（情報）顧客情報、担当者、進捗状況、アポイント、メーカー、販売店、症状、対応履歴、部品の入荷状況　など

（効果）問い合わせに対応できる、伝票作成が中断しない

【ワクフリサポートの感想】

残業時間を1日に1時間削減。現場からでも情報が見れ、やりとりもスムーズに

残業時間は１日１時間は目に見えて減り、情報のやり取りもとてもスムーズになりました。
kintoneの導入も当初は困惑しましたが、慣れてくれば今までの物よりも入力しやすいですし、入力したものが活用できるので業務は削減できました。
みんなで構築していく中でコミュニケーションも増えましたし、立場によっていろいろな考え方があるということも勉強になりました。

また、私自身も現場に出ることが多いので、現場で情報の確認ができること・他の現場スタッフの業務も見れるのは助かります。アポイント時間までの空き時間を利用して出先で日報の入力が出来ますし、会社に戻る必要がなければ直帰もしやすくなりました。

私自身の意識も変わりました、本当にこの業務は必要か？なんの役になる？ということを常に意識するようになりました。

【ワクフリに依頼するメリット】

「これ、今までやってきたけど本当に必要？」業務の棚卸しと見直しはシステム構築に欠かせない

まず最初に「今ある業務の整理・みえる化」を行っていただきました。
ワクフリさんの第三者視点を通して業務の取捨選択を行うことで、非効率な業務をどう改善していくかを話し合えたので、これはシステム構築・導入を行う上で大切なのだなと納得しました。

私たちの言葉にならない想いまで汲み取って、ツールという形に落とし込んでくれました

私自身がITに詳しくないので「ああしたい、こうしたい」という要望を感覚的な言葉で伝える事しか出来なかったのですが、それを各ツールや施策提案などで少しずつ形にしていただき、ありがたかったです。
また、私たちが多忙でなかなか時間を作れないときも、私たちの手の空いた時間に合わせてミーテンィングを設定していただきました。私たちは業務上、夕方の17:00以降だと調整がつきやすいのですが、「このお時間帯だといかがですか？」と率先して聞いてくれて時間を作りやすく助かりました。

【クラウドサービスに抵抗感がある方・企業様へ】

「今までこのやり方でやってきたから」では通用しない。今の業務を見直す機会と勇気を持つべき

今までの業務を改めて見直したり変えたりすること、新しいITツールを導入することは、時間がかかるし、めんどくさいという気持ちは私もよくわかります。
でも、ムダな業務をみえる化して見直せば、本業に時間を割けるように動けるし、限られた人数で業務を回すためには効率を上げるしかないじゃないですか。現場の限られた人数でいかに上手くまわすかだと思います。

効率上げて早く帰りたい。本音を言うなら業務時間短くて、プライベート時間を持てて、給料はいっぱいもらいたい（笑）

結局、求めているものやゴールはみんな一緒だと思うんです。効率上げて早く帰りたいし、業務時間短くて、プライベート時間や給料はいっぱいもらいたい！
じゃあ、「やってみなきゃね、やらないわけにはいかないね」って社内で話し合いになって（笑）
あとは、新しいことにどんどん挑戦していける会社をアピールできれば、若い人材の確保にも繋がるなと思っています。若い人が仕事に求めているものは、私たちの時代の価値観とはまた違ってくるのかなと。

【ワクフリよりメッセージ】

「何のためにITツールを導入したいのか」目的を洗い出せば必ず成功への道は見えてきます

平林様、インタビューのお時間ありがとうございました。

「よくしたい、改善したい」などの漠然とした要望をいただくことが多い中で、ナカハラ電子サービス様は「社内システムと伝票をシステム化したい」という目的が明確でした。

やりたいこと・目的がはっきりしていることは業務改善・ITツールの導入提案を行う上で、とても大切です。言葉にしなくても、その答えはお客さまが持っているものなのだなと感じています。
発注者側であるお客様の目的がはっきりしていることが成功への秘訣・要因なのです。

弊社は、お客様の目的を明確化し「まず、何のために業務改善を行うのか」をしっかり洗い出します。漠然とした「改善したい」「DXが流行っているから」「ツール導入すれば良くなるから」などの理由ではなく、改善した先に何が見えるのか・誰のために、何のために行う業務整理・効率化なのかをみえる化していきましょう。

業務改善した先に見える景色を一緒に見にいきませんか。
弊社は、貴社に寄り添い、伴走しながらサポートさせていただくコンサルティングを心がけております。

嬉しいお声続々！ありがとうございます！
引き続き、社内のIT化・働きやすい環境構築のお手伝いができれば幸いに思います。

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最後までお読みいただきありがとうございました！

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