企業のバックオフィス業務改善のことならお任せください!業務大幅拡大につき社員・パートナー募集中!

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週4日テレワークのワクフリ!一日の流れをご紹介いたします。

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。

先日、ワクフリのテレワークについての取り組みをご紹介いたしました。

ブログはこちら

月末の締め作業が自宅で完了!バックオフィス業務もペーパーレス化を進めよう

最近はメンバーも増え、ますますパワーアップしているワクフリですが、

10月からは、1週間のうち全員出勤する回数が……1日になりました。

リモートでどのように業務を行っているのか、一日の流れを簡単にご紹介したいと思います。

 

ワクフリではほぼ基本的に全社員を週4日テレワークの対象としています。
(お客様先への訪問など、必要な場合はイレギュラーで出社します)

 

出勤時の打刻

出退勤の打刻は「KING OF TIME」で行っています。
テレワークでの打刻手段は主に2つで、
・社用のスマートフォンで打刻
・PCブラウザで打刻

で行います。
管理画面にログインすると、誰が何時に出勤して、何時まで働いたかがひと目で分かるようになっています。
 

タスクミーティング

Google Meetで毎朝各自のタスクと当日の予定を確認するミーティングを行っています。

リモートワークが始まって以来、以前より皆と直接顔を合わせる機会は減りましたが、毎朝のタスクミーティングでは必ず皆と顔を合わせています。

タスク管理ツールを活用し、メンバー各自のタスクを共有し合います。業務について、確認しておきたい事項があればここで確認します。

 

社内コミュニケーション

主にChatWorkなどでコミュニケーションを行っています。チャットはレスポンスが早くコミュニケーションをスムーズに行うのにぴったりだと思います。

また、上記で紹介しましたgoogle meetやzoomを使い、社内で打ち合わせをすることもあります。

 

情報共有

より多くの情報を共有するために Google Workspace を利用し、カレンダー、ミーティング(Meet)、資料共有を行っています。

また、社内の顧客情報、案件情報などの情報はkintoneに入力し、全員がすぐに確認できるようにしています。

 

バックオフィス業務

各種バックオフィス サービスによりバックオフィス業務の管理も効率的に行っております

【請求】
請求についてはマネーフォワードクラウド請求書・MF KESSAIを利用して請求書を作成しています。

kintoneで「予算管理」「案件管理」のアプリを作成しており、各案件の担当者が必要情報を全て入力しているので、情報の共有が日頃から出来ており、経理担当者はkintoneさえ見れば請求書を作れるという環境が整っています。

作成した請求書の請求情報はそのまま自動でマネーフォワードクラウド会計に取り込まれます。

【経費精算】

社員の経費精算はマネーフォワードクラウド経費とSTREAMEDを使って行っています。

全てオンラインで経費申請→精算までが完了するため、紙の領収書を受け渡しする手間が不要です。

マネーフォワードクラウド経費を使うとスマートフォンから簡単に経費申請が出来るので、慌てて月末にまとめて溜まった領収書を提出…ということもなくなります。

STREAMEDを使って領収書をスキャンすると、領収書データ自動で記帳されるため、経理担当者が手入力でデータを打ち込む必要がなくなります。大量の領収書があるときなど特に助かっています。

マネーフォワードクラウド経費、STREAMEDのデータは自動でクラウド会計・給与に連携されます。

【勤怠・給与】
社員の勤怠はクラウド勤怠サービスの「king of time」を利用しています。スマートフォンから勤怠打刻ができ、全社員の勤怠データをオンラインで確認・管理することができます。

「king of time」上で締めた勤怠データはマネーフォワードクラウド給与に連携できます。これにより転記や計算ミスが防げます。

給与計算のデータもマネーフォワードクラウド会計に自動で取り込めますので、月末の締め処理は10分ほどで終わることも多いです。

給与明細も全社員がマネーフォワードクラウド給与でオンラインで確認しています。ワクフリでは紙で明細を渡すということがありません。

【契約書】

クラウド契約書サービス「ホームズクラウド」を活用しています。電子契約書ですので自宅でも会社でも契約業務を完結させることができます。
また、紙の契約書も管理出来るので大変便利です。

上記で紹介したツールは一部です。この他にもワクフリでは名刺管理、ファイル共有、コミュニケーションツールなどを組み合わせて活用しています。

 

社員研修・引き継ぎ等

新入社員や業務委託のメンバーに業務内容を引き継ぐ際は、マニュアル作成ツール「Teachmebiz」を使っています。

文字だけで簡単に共有したいときはGoogleドキュメントを使っています。

 

 

以上、ワクフリがどのようにリモートワークを行っているか・どんなツールを使っているかのご紹介でした。
今回紹介したものの他にもツールを利用しておりますし、業務を効率的に行うため取り組みや工夫を行っておりますので、今後もまたブログにアップしていきたいと思います。

テレワークでのクラウドサービス活用についてもっとお知りになりたい方はぜひ下記のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

テレワーク環境整備のためのご相談・業務整理・仕組み作りなどのご相談が可能です。

クラウドサービスを活用した業務改善のプロがサポートさせていただきます。

さらに今なら、IT導入補助金やワクフリのスモールアシスト事業を利用することで、費用を抑えてITツール導入が可能です。

 

対象のクラウドサービスは下記の4点!

マネーフォワード クラウドシリーズ

・バックオフィスに関するデータをクラウドで連携し、業務の自動化・経営の見える化を実現!

・会計・給与・経費・請求・マイナンバーなど経理や人事労務における面倒な作業を統合的に効率化

 

クラウド勤怠 King of Time

・クラウドで休暇、各種申請(休暇など)、スケジュール(シフト)の一元管理が可能に

・ICカード・PC(携帯)、生体認証、顔認証など打刻方法が豊富

・給与計算システムとの連携で毎月の給与計算が簡単に!

 

ビデオ会議ツール Zoom

・PCでもモバイルからもミーティングに参加可能

・Web会議を高品質で安定した音声・映像で実施可能

・ワンクリックでWeb会議の録画保存ができる

 

チャットツール Chatwork

・PCやモバイルから利用可能。手軽で早く正確な情報伝達が実現

・ファイル共有も簡単。ペーパーレス化を促進

・タスク管理機能で業務の依頼・管理も正確で簡単

 

詳しくはこちらのページからご確認ください。

https://wakufuri.com/small-assist/

 

お問い合わせ・ご相談はお気軽に(^^)

 

 

 

 

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