【業務整理】マニュアルで業務品質を向上させ早期の人材育成を実現しよう
目次
皆様こんにちは。
クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務改善・業務効率化をサポートする、株式会社ワクフリです。
マニュアルとは、業務の全体像と一つひとつの仕事に必要な手順を解説した手引書です。
ワクフリでは、「現場が思わず使いたくなり、業務効率が自然と上がってしまうようなマニュアル」作成を行っております。この記事で、業務マニュアル作成におけるメリットを理解しておきましょう。
例えば、マニュアルにより業務品質が均一化された状態を作っておけば、新人が早期に実務を理解し戦力になってくれるかもしれません。それにより、業務の質も高まるでしょう。
属人化された業務が、誰もが同じオペレーションやプロセスを踏めるように標準化できたら、指導も行いやすくコミュニケーションも円滑になるのではないでしょうか？
業務マニュアルがもたらす4つのメリット
マニュアル作成のメリットは下記4点です。
①業務品質の均一化
業務をマニュアル化することで、業務品質の均一化をはかることができます。
基礎的な業務知識に加え、社員それぞれが直面した事案や気づきをマニュアルに追加し情報共有することで、どの社員でもある一定以上の品質で商品やサービスを提供できるようになります。
トラブル自体も減り、発生した場合でもその対応に追われる時間が削減できます。
②早期の人材育成
マニュアルがあれば、早期に人材を育成することが可能です。
業務の全体像や必要な知識を初日から「目に見える形」で渡すことで、理解速度が違う社員であっても自分の仕事の位置付けがつかめ、いち早くキャッチアップできます。
新人だけでなく、転職者や他部門から来た担当者など、早期に戦力化することができます。
社員の状況に違いがあっても全体的にカバーができるようになります。
リモートワークなどによって「隣の人に質問する」といったことが難しい状況でも、マニュアルがあることで自力で解決策を出すこともできるようになります。先輩社員にとっても、質問に応答する時間を削減できます。
③業務改善の土台ができる
業務マニュアルは、業務内容を見直す土台となります。
ワクフリとマニュアルを作成する過程で、仕事の重複がないか、作業ボリュームの偏りがないか、時代に即していない手続きがないか…など業務内容を見直します。
このように、マニュアルは新たな情報やナレッジを蓄積し、業務をより良くしていく循環づくりにも役立っているのです。
④業務の属人化リスクの解消
業務のマニュアル化により、業務が属人化してしまうリスクを解消できます。
「ベテラン社員がいくつも役割を握っており、退職したら誰も穴を埋められなくなった」
「社員が休んだらその人の業務は誰も分からないのでカバーできない」
といったケースに直面したことはありませんか？
業務の属人化を防ぐことにより、担当者が替わっても業務の質を維持することができ、顧客対応の品質が向上します。
業務マニュアル作成の手順
どのような手順で業務マニュアルを作成すればよいのかをご説明いたします。
【STEP1】
マニュアル概要の決定
「マニュアルを何のために作成するのか」といった目的を明確化します。
【STEP2】
業務の可視化
業務のヒアリングを行うことで可視化し、現状の問題点を整理します。
【STEP3】
業務効率化・標準化
業務をあるべき姿に再構築し、マニュアルを構成・設計します。
【STEP4】
マニュアル作成・更新
構成に沿ってマニュアルを作成します。業務の変化に応じてマニュアルの更新を行います。
【導入実績】
経費精算・契約書のシステム化に成功！ 会社専用のマニュアルが完成しました
業務効率化に成功しマニュアルの整備を行ったFUTAEDA株式会社さまの事例をご紹介します！
「現場の人間がどういうシーンで困るのか？」を先取りし、ワクフリが整理させていただいた上で作成いたしました。
（下記一部抜粋コメント）
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新しいスタッフが入ってきたときの説明もマニュアルをお見せすれば、スタッフ自身で行えることも増えるので、工数の削減にも繋がります。今後は、作って終わりではなく、都度ブラッシュアップしながらマニュアルが会社の財産になるよう運用していきたいです！ |
FUATAEDA株式会社さま（従業員20名/ヘルスケア事業）の事例紹介記事を見る↓
ここまでお読みいただきありがとうございます。
私たちワクフリは人材不足を感じている中小企業の味方です。
今の人員で業務を回す環境を整備することで、業務効率化を成功させ生産性の向上へ繋げます。
「どんな目的でマニュアルを作成するのか？」を考えることはとても重要です。
業務の変化に合わせて都度マニュアルを更新し、現場で実際に使えるマニュアルは会社の財産になるでしょう。
ワクフリでは会社の「ありたい姿」を明確にし、目的をしっかり整理した上で業務の整理→業務改善へのご提案を伴走型でさせていただきます。一生懸命お力になれるよう尽力いたします。
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