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【労働基準法】タイムカードって何年保管したら良いの?

 

当ブログに情報を掲載する際には細心の注意を払っておりますが、当ブログにおいて万が一記載が不正確であったことにより生じたいかなる損害に関しても、当社は責任を負いかねます。ご了承くださいませ。

※2018年10月現在の情報です。

 

 

皆様こんにちは。

クラウドサービスを活用し企業のバックオフィス業務の改善をサポートする、

株式会社ワクフリです。

突然ですが、皆様は従業員のタイムカードには保管義務がある!ということをご存知でしょうか?

従業員の勤怠管理をするとき、タイムカードを使用している企業はまだまだ多いものです。
タイムカードは経理上必要となる書類であるため、その月が終わった後もしばらく保存しておく必要がありますが、実際どのくらいの期間保管しておく必要があるのでしょうか?

 

 

タイムカードなどの保存期間って?

 

結論から言いますと、タイムカードなどは、3年間保存する必要があります!

保存義務のある書類は下記です。

労働者名簿

賃金台帳

雇入れ、解雇関係

災害補償関係

出勤簿

タイムカード

残業命令書 など…

 

これは、労働基準法第109条「使用者は労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」という箇所から分かります。

また、保存期間の起算日はにも注意してください。

保存期間の起算日とは以下を指します。

(1) 労働者名簿は労働者の死亡、退職又は解雇の日
(2) 賃金台帳は最後の記入をした日
(3) 雇入、解雇又は退職に関する書類は解雇、退職又は死亡の日
(4) 災害補償に関する書類は災害補償を終わった日
(5) 賃金その他労働関係に関する重要な書類はその完結の日

 

また、タイムカードの保存期間は3年間ですが、退職金に関する書類に関しては5年以上保存することをおすすめいたします。

なぜなら、退職金請求権(例:従業員が「退職金の金額が不当に低い」等で訴える権利)の時効が5年間だからです。

 

紙のタイムカード、どう保管してますか?

タイムカードには紙のタイプものとパソコンで管理するタイプのものがありますが、紛失してしまったり間違って捨ててしまったりしがちなのは紙のタイムカードの可能性が高いでしょう。

また、紙のタイムカードですと、労働基準監督署や金融庁の監査が入った場合、重いうえに探しにくいというデメリットもあります。

紙のタイムカードのまとめ方は大きく2つに分けられるのではないでしょうか。

①従業員ごとにまとめている会社

②年月ごとにまとめている会社

の2つです。

この2つですと、のまとめ方のほうがおすすめです。

なぜなら、監査においては「○○年○月分の提出をお願いします」と求められることが多いためです!

収納の方法としては、年月ごとにまとめてクリップや輪ゴムでとめている会社も多いですが、クリップははずれてしまうこともありますし、輪ゴムは劣化して切れてしまいやすいので、専用のボックスやファイルを使用することをおすすめします。

段ボールにまとめて収納する場合は、段ボールに何が入っているのかを大きく記載し、

古い年月のタイムカードが入った段ボールを倉庫の奥に、最新のものを手前に置いておいた方が取り出しやすいのでオススメです。

ただ、専用のボックスや段ボールで保管するとなると、どうしても場所を取ってしまうのは問題ですね(^o^;)

 

タイムカードを紛失してしまった場合にはどうなる?

タイムカードを作っていないという行為自体は労働基準法に違反するものではありません。

しかし、従業員の給料を支払うための賃金台帳や名簿といった労働基準法で定められている書類を作成していない場合は、

労働基準法第108条にある「労働時間の把握義務」に反しているとみなされます。

この場合、労働基準法第120条によって「30万円の罰金が科せられる」ことが定められており、これは書類を紛失してしまった場合も同様です。

管理がいい加減だったために罰金を支払うはめになった、、、という結果にならないよう、早いうちから社内で重要書類の保管体制を整えておくことが大切です。

 

ちなみに、少ないですが、タイムカードの保管を巡って起きた実際の裁判もあります。この裁判では、未払いの残業代を巡ってタイムカードの有無に焦点が当てられました。

平成23年に起こったある裁判では、退職した社員が未払いの退職金300万円を巡って訴訟を起こしました。

しかし会社側はタイムカードの公開に応じず、社員が自ら計算した残業代を認められないと否定しました。

裁判所はこの状況から「会社側が不自然な状態でタイムカードを破棄している」と考え、社員が推計した残業時間を正当なものとして認めました。

結果的に、会社側が勤務時間の証拠となるタイムカードを用意できなかったことは違法であると捉え、会社側は敗訴し、退社した社員には100万円の残業代が支払われました。

タイムカードの管理を杜撰にしていると、このような事態を招いてしまう恐れもあるのです。

 

 

タイムカードの保管・管理はしっかりしましょう!

ここまでで、タイムカードを適切に保管することの大切さが分かったのではないでしょうか。

現在の管理方法の見直しや、タイムカードの保存期間の確認、どのような書類をどれくらい保存しなければならないのかを再確認することが必要です。

個々の企業様にもよりますが、クラウド型のサービスを利用すると、楽に、そして確実に管理できる上に、導入のコストや手間も小さくなります。必要なときに必要な帳票を出力できますし、データの修正・チェックも簡単。

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※2018年10月現在の情報です。

 

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